A morte e o renascimento do e-mail

[por Patrick Pedreira via Istoé Dinheiro]

O e-mail foi criado sob o pretexto de, dentre outras coisas, aumentar a nossa produtividade. Mas se observarmos como as coisas foram evoluindo, talvez, ele já não cumpra tão bem essa função. Ele não deve desaparecer num futuro tão próximo, mas muitas alternativas ganharão cada vez mais força e, talvez, nos próximos anos sua importância diminua num ritmo muito grande.

É necessário reformular seu atual modelo. Eu acredito que isso tende a acontecer. Dentre os serviços oferecidos pela internet, o e-mail é aquele que menos “evoluiu”. Hoje, temos sites dinâmicos, home banking e lojas virtuais, mas o serviço de e-mail pouco ou nada mudou. Lembro-me da minha primeira conta de e-mail, por volta de 1996, e tudo ainda funciona praticamente igual.

Com o grande volume de spams que tomou conta da internet, gastamos muito tempo limpando manualmente as nossas caixas de entrada ou criando ferramentas que eliminem esse tipo de mensagens. Como podemos ser mais produtivos se perdemos tanto tempo “respondendo e-mails” que pipocam aos montes nas nossas telas e, destacados em negrito na tela, aguardam pacientemente as nossas respostas e atenção especial? Se adotarmos então o objetivo de zerarmos a nossa caixa de entrada no dia (“inbox zero”), não sei se teremos tempo de fazer outras coisas.

As empresas e as pessoas sentem que o modelo atual de e-mail, de uma forma ou de outra, acaba por gerar algum tipo de estresse sobre os usuários e começam até mesmo questionar a sua capacidade de aumentar nossa produtividade.

Com sites cada vez mais informativos, responsivos, interativos e com assistentes pessoais inteligentes, o número de mensagens que chega para as empresas e mesmo para as pessoas tende a diminuir. E isso, com certeza, diminuirá a importância dos e-mails ou acarretará num processo de remodelação.

Não é à toa que a Google lançou recentemente e tem procurado popularizar o sucessor do Gmail, chamado de Inbox. As mudanças propostas não são apenas visuais, a ideia é criar algo que represente uma evolução do e-mail.

Essencialmente o que se busca com esta nova ferramenta é uma forma mais eficiente de lidar com e-mails, permitindo eliminar rapidamente o que não interessa e deixando com que os usuários possam se focar nas mensagens realmente importantes.

O Inbox permite agrupar de modo muito mais eficiente as mensagens em categorias prontas ou em categorias criadas pelo próprio usuário. É possível eliminar de modo muito mais fácil as mensagens de certa categoria que não te interessa.

Outra novidade muito bacana é a possibilidade de apagar um e-mail apenas temporariamente, não sendo necessário deixá-lo marcado como não lido (em negrito), ocupando espaço, aumentando a contagem dos e-mails não respondidos, gerando aflição e estresse (lembre-se da meta do “inbox zero”) . No momento mais oportuno, definido pelo usuário, esse e-mail voltará a aparecer na sua caixa de entrada, como num passe de mágica.

Outro ponto interessante é que o conteúdo das mensagens é “processado automaticamente” e, em vez de nos mostrar simplesmente o título da mensagem, o Inbox já traz as principais informações não sendo necessário nem abrirmos o e-mail. Por exemplo, em um e-mail de compra numa loja virtual, o Inbox exibe, já na caixa de entrada, a foto do produto comprado e o seu o prazo de entrega. No caso de passagens aéreas já são exibidas as informações sobre o voo (número, destino, horário).

O Inbox trabalha também com a possibilidade de geração de respostas automáticas de acordo com o conteúdo do e-mail, ou seja, respostas bem contextualizadas. Por exemplo, se seu amigo te escreve perguntando “onde você passará as férias?”, a ferramenta possibilitará escolher algumas opções “prontas” de respostas tais como: “Ainda não planejei nada”, “em breve te encaminho as possibilidades” ou “estou ainda decidindo”. A ideia é que a máquina entenda o conteúdo da mensagem e consiga formular possíveis respostas coerentes.

Além dessa tentativa de reformulação do e-mail, outras ferramentas de comunicação começam a ganhar força no mundo corporativo e são uma alternativa à simples troca de e-mails. Sistemas de mensagens colaborativas tais como HipChat, Yammer, Slack, Sanebox, Mailstrom, Inbox Pause e Xobni, dentre outros, estão sendo cada vez mais usados.

As empresas têm gradualmente adotado políticas de e-mail mais rigorosas ao longo dos últimos anos. A Volkswagen adotou uma política que limitava o envio de e-mails a partir de seus servidores após o fim da jornada de trabalho; outras empresas têm adotado uma “libertação” dos e-mails durante as duas últimas semanas do ano. Em 2011, a empresa francesa Atos proibiu completamente o e-mail interno. Apesar de afrouxar um pouco depois de algum tempo, conseguiu reduzir em 60% o volume de e-mails e levou a uma utilização mais eficaz da plataforma de mensagens interna da empresa.

Talvez a maior mudança vem da Alemanha, que tem um projeto de lei chamado de “regulamento antistresse” que proíbe, entre outras coisas, o envio de e-mails fora da jornada de trabalho.

Creio que a partir de 2016 essa questão de busca de soluções eficazes de gerenciamento de e-mail estará em alta, até mesmo porque empresas como Google, Microsoft e IBM têm feito pesquisas no sentido de “reinventar” o e-mail.  Com as grandes evoluções que temos acompanhado, principalmente nas áreas de Inteligência Artificial e Mineração de Dados, muitas mudanças virão.

Prevejo a morte do modelo atual do e-mail como conhecemos hoje e quem sabe o seu renascimento com uma roupagem completamente diferente. Uma nova forma de trocar e processar mensagens está a caminho e isso será bom para todos.

França

França

Jornalista, especialista em cinema e mestrando em Literatura, nas horas vagas lembra da tempestade que destruiu Macondo e combate o crime em Gotham City.