Como construir e manter um programa de comunicação com sustentabilidade

Por Mary Ann McCauley, IABC Fellow e presidente da Catalyst Communications.

Lançar um programa de comunicação interna é uma jornada com muitos começos e paradas. Basicamente, você precisará do comprometimento de um gestor sênior, que veja o valor de se comunicar com os colaboradores de modo planejado e focado. Ao pedirem a você que inicie esse projeto, será necessário elaborar um business case, validando o investimento de tempo, além de recursos humanos e financeiros, porque esse projeto provavelmente será mais extenso que o esperado por seus gestores.

Adicionalmente ao suporte da alta gestão, o profissional de comunicação, com a função de criar e gerenciar o programa de comunicação interna, precisa:

  • Entender a cultura da empresa.
  • Ter as habilidades requeridas, formação e experiência.
  • Acessar as ferramentas necessárias para lançar e dar suporte ao programa.
  • Estar preparado para avaliar os resultados do programa regularmente e adaptá-lo quando necessário.
  • Buscar e alimentar ‘champions’ em todos os níveis, criando engajamento.
  • Sentar-se com os gestores-chave para manter-se informado de modo a compartilhar informações relevantes no momento adequado.

Talvez o fator mais importante seja que o comunicador à frente do processo precise ser capaz de atuar como líder, ombudsman ou conselheiro, em muitos níveis.

“Gerenciar a comunicação é mais que observar orçamentos, aprovar despesas, supervisionar subordinados e sentar em reuniões estratégicas com a liderança da empresa. O papel da comunicação é estabelecer a fundação da cultura, fomentar a inovação e selar as relações para ser apreciada – primeira e prioritariamente por você.”, escreveu Diane Gayeski no e-book do IABC Managing the Communication Function. Em outras palavras, é mais que apenas produzir uma newsletter ou postar nos canais de mídias sociais.

Desenvolvendo o caso

Um programa de comunicação focado e planejado tem muitos benefícios, sendo eles:

  • Consistência – colaboradores valorizam uma fonte consistente de informações.
  • Planejamento – quando, o que, onde, como e por que a informação é disponibilizada acrescentam credibilidade e geram confiança.
  • Orçamento – para ser sustentável, são necessários recursos tanto financeiros quanto humanos.
  • Foco – comunicação efetiva é focada, tem mensagens consistentes e está alinhada com os objetivos da organização.
  • Gestão de expectativas – a equipe de comunicação pode colaborar com a alta liderança para gerenciar as expectativas dos colaboradores.

Sem dúvida, você tem visto que o ponto comum aqui é que o planejamento é fundamental. Soa como uma grande tarefa? Absolutamente! No entanto, você não está sozinho, pois há recursos dentro da profissão de comunicação para orientá-lo e compartilhar as melhores práticas.

Um dos usos mais adequados desses recursos é partilhar algumas das melhores práticas com a sua equipe de gestão para que ela possa aprender como os seus pares se beneficiam de programas de comunicação eficazes. Para encontrar as melhores práticas que se alinham com a sua organização, busque pontos em comum, tais como:

  • Configurações do trabalho – quais empresas têm funcionários com e sem acesso online.
  • Distribuição geográfica – procure organizações nas quais os funcionários estão distribuídos em padrões semelhantes aos da sua empresa.
  • Níveis educacionais – busque organizações com níveis educacionais semelhantes aos da sua empresa.

Pergunte a seus colegas sobre organizações que eles conheçam que sejam similares à sua em um ou mais critérios. Não é necessário que uma organização atenda a todos os critérios.

Criando um programa de comunicação de sucesso

O programa ideal deve ser baseado na comunicação de duas vias. Seu desejo é que todos na organização sejam capazes de se envolver na conversa por meio de canais de fácil acesso e geridos de forma a permitir seu livre fluxo, ainda mantendo-a em pauta… Este artigo está publicado na íntegra na edição 19 da Revista Cultura Colaborativa. 

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MaryAnnMary Ann McCauley

Mary Ann McCauley, ABC, IABC Fellow, é presidente da Catalyst Communications. Mary Ann fornece aconselhamento em comunicação estratégica para empresas e organizações sem fins lucrativos. É uma consultora independente há 30 anos. Mary Ann também foi gerente de comunicação interna em empresas como Hallmark Cards, First Union Bancorporation e United Technologies Communications Company. Ela reside em Reno, NV.

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