Como estruturar a Comunicação Interna em PMEs

Muitas empresas não possuem uma área específica para a Comunicação Interna e muito menos investimento para criá-la, mas não é por isso que ela deve ser deixada para trás ou esquecida. É possível estruturar uma Comunicação Interna eficiente e estratégica de uma empresa de pequeno ou médio porte com um pouco de esforço e contando com a ajuda de algumas áreas de interesse.

Mapeie as dores e as falhas

O primeiro passo para começar a estruturar a Comunicação Interna da sua empresa é mapear as dores e as falhas na comunicação. É muito importante descobrir onde a comunicação está se perdendo ou onde está com ruído.

Faça um mapeamento área por área definindo o que cada uma precisa comunicar, e para quem, quais informações ela precisa receber e de quais áreas. Dessa forma, fica simples e fácil montar um fluxo de comunicação onde toda a empresa se comunique de forma assertiva.

Leia mais: Como fazer um diagnóstico da Comunicação Interna na sua empresa

Abaixo você vai encontrar dicas de como estruturar a comunicação interna de sua empresa.

Defina um comitê com a liderança e os influenciadores

Quando não há uma área específica para comunicação, ou seja, para o fluxo acontecer, é fundamental a criação de um comitê. Defina pessoas-chave, envolva a liderança e convide as pessoas mais influentes da empresa para participarem também.

O apoio da liderança é essencial para que as coisas fluam. Se ela não estiver engajada na comunicação, seus funcionários também não estarão.

Trace metas e objetivos

Para se tornar estratégica, a comunicação deve ser medida. Defina qual é o objetivo geral da comunicação da empresa e trace um plano de ação para alcançá-lo. Os objetivos podem ser trimestrais ou então mensais.

Não esqueça de criar métricas para mensurar tudo o que for possível. Dessa forma, você saberá se o trabalho está sendo eficiente ou se é necessário uma mudança de postura.

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Defina a mensagem-chave

É muito importante que a toda comunicação tenha uma mensagem-chave, que é a mensagem principal a ser replicada em todas as comunicações. Dessa forma, toda a comunicação passa a mesma informação, de forma coesa.

Por exemplo, fizemos internamente uma campanha para divulgar a Cultura da SocialBase, nossa mensagem-chave foi “Essa é a nossa Cultura, que nada mais é que o nosso jeito baser de ser”. Sendo assim, todas as nossas ações foram baseadas nessa mensagem-chave, para reforçar o conceito esse é o nosso jeito baser de ser.

Estruture um plano de ação

Defina quais ações são importantes e crie um plano de ação. Uma dica é utilizar a estrutura 5W2H (what – o que faremos?, why – por que faremos?, where – onde faremos?, who – quem fará? when – quando faremos?, how – como faremos? e how much – quanto?). Dessa forma, fica fácil de saber quem é o responsável pela ação, quando ela acontecerá etc.

Colha feedbacks e faça pesquisas

Nunca vá pelo caminho “eu acho que…”. Antes de tomar alguma decisão, faça uma pesquisa de clima interno rápida com seus colegas e, se for preciso, utilize ferramentas ou formulários para colher as respostas. Mas sempre se baseie em fatos e dados para que a comunicação seja assertiva.

Outro ponto importante é sempre colher feedbacks, logo após a comunicação ser feita. Caso você não possua uma plataforma específica para se comunicar que permita o feedback, vá pelo caminho tradicional e não tenha medo! Faça um material impresso, com uma pergunta-chave para saber o que a pessoa compreendeu da mensagem passada.

Busque ferramentas que o ajudem

As plataformas sociais estão crescendo muito no meio empresarial. Plataformas como a SocialBase, além de proporcionar um ambiente onde as pessoas podem dar o feedback no momento em que consomem a comunicação, são uma ótima opção para as empresas que procuram ter uma comunicação rápida e eficiente,

Com estas dicas, fica mais fácil saber por onde começar a estruturar a comunicação interna da sua empresa, agora é só arregaçar as mangas e vamos lá!

Artigo originalmente postado na Revista Cultura Colaborativa. Para ver mais textos acesse:

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Thaís

Thaís Moura

Publicitária, Customer Success, apaixonada pelo mundo da internet e por pessoas. No momento, desvendando o País das Maravilhas com minha pequena Alice ♡