Como trabalhar sua comunicação com equipes fora da empresa

Se a comunicação interna restrita as paredes da organização é complexa, quando há equipes atuando externamente torna-se ainda mais difícil. Isto é, além do planejamento interno é preciso traçar ações  para manter os colaboradores, que estão longe da matriz e nem sempre sabem o que está acontecendo na empresa, bem informados.

Equipes de vendas são as mais afetadas neste ponto, pois qualquer mudança não comunicada da maneira correta pode impactar negativamente no processo de prospecção e impedir a venda para aquele cliente que está no funil de vendas a meses.

Uma forma fácil de evitar isso é traçar um planograma de comunicação interna e replicá-lo externamente no mesmo instante. Por exemplo, se há uma atualização no produto ofertado a primeira ordem é que a equipe de vendas saiba desta alteração. Porém como gerenciar isso?

Segundo Vinícius Bento, Costumer Success da SocialBase, o ideal é que haja uma ferramenta que sincronize esta comunicação entre todos os envolvidos no processo. Isto é, no momento que houve a atualização as equipes envolvidas devem receber uma notificação informando à ação.

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Encurtando distâncias na Comunicação – Case Almeida Junior.

Além da informação, a agilidade neste processo é importante não apenas à vendas, mas à toda a organização. Outras equipes como atendimento ao cliente, suporte e marketing podem trabalhar esta informação fidelizando clientes e aumentando o número de leads qualificados.

Para auxiliá-lo neste processo de comunicação e gerenciamento de colaboradores à distância, separamos 5 dicas que irão ajudar-lhe a ser mais produtivo e assertivo.

INT_01Sincronize a comunicação da sua empresa  

Ter o timing exato de quando enviar comunicados à equipe é essencial, porém é preciso que todos recebam este comunicado de fato. As ferramentas mais conhecidas à comunicação interna são falhas neste sentido, pois por serem analógicas (mural, jornal) e passivas (TV e intranet) não chegam a todos no mesmo momento e com a mesma efetividade.

A solução pode ser uma plataforma/rede social corporativa, que possui funcionalidades similares a uma rede social aberta, e pode atingir um grande número de pessoas por segmentação e push notification. A vantagem da ferramenta frente suas possíveis concorrentes (Whatsapp e Facebook) está na segurança da informação, escalabilidade e gestão do conhecimento.

Leia mais sobre a ferramenta:  Por que usar uma Plataforma Social Corporativa

INT_02Antecipe questões diárias

Antecipar os possíveis contra tempos diários é uma ótima ação para se estar preparado, todavia prever tudo é praticamente impossível. Mas, o quanto mais preparado você estiver, mais fácil será contornar alguma surpresa.

Uma prática utilizada pela SocialBase é manter visível quais são as atividades a serem produzidas durante o dia e quem está responsável por ela. De acordo com Victor Brites, coordenador de projetos, o sistema se embasa na metodologia Ágil, onde as tarefas estão visíveis a todos e dentro de um fluxo de produção. “A metodologia nos ajuda a evitar desperdício, pois atuamos sobre demanda e com isso a comunicação entre as equipes é mais fluída. Tudo está sempre visível”.

INT_03Entenda sua necessidade

Em que sentido se molda sua necessidade de comunicação? Ela exige rapidez? Gerenciamento? Mobilidade? Entender onde está sua necessidade é o primeiro passo para escolher não só uma ferramenta ideal como adequar processos de comunicação e alinhar equipes.

Washington Monteiro, Assistente de Trade Marketing da PlayStation Brasil, conta que uma das demandas que os levou a escolher uma Plataforma social foi a necessidade de rapidez na comunicação e a capacidade de interação via mobile. Segundo ele, o tempo foi o principal ativo ganho com o produto.

Ele explica: “Se tornou mais prático compartilhar e consolidar conteúdos. Isso é um ganho inestimável. Imagine que você tenha uma equipe de 15 consultores, dos quais, apenas 2 estão em sua cidade. Já pensou ter que ligar para todos e pedir as fotos por e-mail? Hoje, basta entrarmos na ferramenta e usarmos as fotos compartilhadas. Simples, prático e rápido”.

INT_04Envolver o colaborador externo sempre

É preciso lembrar que o colaborador externo também faz parte da equipe. Logo, é preciso fazer com que ele esteja presente ao máximo na vida corporativa. Para isso ocorrer algumas ações simples podem ser aplicadas.

  • sempre que possível envolva seu colaborador externo em reuniões, mesmo que seja remotamente;
  • ao menos uma vez ao mês tenha um encontro presencial com eles;
  • os inclua em momentos importantes da empresa, festas, aniversários, comemorações de metas. Deixe claro a eles que fazem parte da empresa.

INT_05Gestão do conhecimento bem definido

Para Luís Lindner, designer instrucional da DOT Digital Group e mestre em Mídia e Conhecimento,  a gestão do conhecimento (GC) vai muito além do registro. “Ela envolve pensar em como o conhecimento da organização pode ser aproveitado para gerar resultados melhores”.

Para colaboradores externos isso é essencial, André Paschoal, diretor comercial da SocialBase, conta que em sua jornada profissional já se deparou com locais onde não havia suporte. Segundo ele, em geral, isso o afetava em duas frentes: na comunicação institucional, que não chegava e o excluía de campanhas internas, deixando-o mais distante da empresa (pontos 1 e 4), e na falta de um fluxo de informações, que impedia o fluxo de feedbacks e o recebimento de dados sobre o produto.

Esta dificuldade poderia ser suplantada com a gestão do conhecimento, pois uma vez que os fluxos de comunicação são estabelecidos, a GC é constantemente alimentada, tornando o local, onde estão estes registros, em uma wiki, que pode ser consultada por todos e acessada por todos. Importante, este local deve ser de fácil acesso.

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Jornalista, especialista em cinema e mestrando em Literatura, nas horas vagas lembra da tempestade que destruiu Macondo e combate o crime em Gotham City.