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Comunicação Interna: livre, moderada ou controlada?

Especialmente em grandes organizações a área ou profissional responsável pela Comunicação Interna (e todos os demais colaboradores) lidam com um alto volume de tarefas e tráfego de informações diariamente.

Nesse cenário, nem sempre os fluxos de informação dentro da empresa acompanham com agilidade tudo que acontece dentro do ambiente de trabalho. Além disso, um estudo da Frontiers in Psycology aponta que uma das causas da síndrome de burnout – o esgotamento psicológico e físico de uma pessoa causado pelo trabalho – pode ser o desequilíbrio entre as necessidades dos trabalhadores e as demandas do seu emprego.

A forma como a organização encara sua Comunicação com funcionários pode contribuir para causar esse burnout – bem como trazer outras consequências negativas como baixa de produtividade, turnover, cultura organizacional fraca e falta de alinhamento estratégico.

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Neste momento, é hora da área ou profissional responsável pela CI se questionar: controle na Comunicação Interna é essencial mesmo? E que tipo de controle? é possível fazer diferente? Quais os benefícios de uma Comunicação Interna mais livre, participativa ou moderada? Por que controlar?

Todas essas questões nós trabalharemos ao longo deste texto! 🙂

Problemas comuns relacionados ao controle da Comunicação

Muitos leitores do Cultura Colaborativa (que trabalham principalmente em grandes organizações) relatam que a Comunicação Interna não tem sido eficiente geralmente porque as informações são muitas e não vistas como relevantes, seja devido à burocracia excessiva na Comunicação Interna, que deixa a comunicação engessada e nas mãos de poucos, ou a líderes que não dão cumprem seu papel no processo de se comunicar.

Aí, a Comunicação passa de uma atividade organizada e moderada para os extremos: ou algo muito desorganizado e “solto” ou muito controlado quase “estático”, beirando o desagradável.  

Imagine que a Comunicação Interna na sua empresa é muito controlada e ocorre a seguinte situação: você envia um comunicado oficial  sobre alguma atividade de respectivas áreas e, um colaborador, ao tentar entrar em contato com a fonte da informação (no caso você) para tirar dúvidas, não recebeu retorno a tempo – não porque você, comunicador, não quis respondê-lo, mas porque estava atolado em outras centenas de demandas que precisavam do seu controle.

Como a experiência foi a experiência desse acontecido?

Ou ainda, o colaborador recebe o comunicado oficial e vai buscar a liderança para esclarecer uma dúvida, e esta não estava alinhada com as informações e não soube responder, ou pior, respondeu criando um ruído. 

Para onde vai a credibilidade da Comunicação?

Essas duas situações são comuns de acontecer dentro de uma empresa, e, apesar de parecerem pequenas, são desgastantes à medida que a informação, mesmo chegando às pessoas, não cumpre o seu papel.

Em um ambiente muito controlado a Comunicação deixa de ser uma ferramenta de trabalho e passa a ser uma distração, que atrapalha e cansa as pessoas, sendo repassada por um processo que é burocrático, lento e que abre espaço para ruídos e para a falta de alinhamento.

Por isso, é importante pensar o quanto o controle, a moderação ou uma comunicação mais livre impactam nos processos da sua empresa e influenciam no negócio, e em como sua definição – a partir de um bom planejamento – pode ajudar a melhorar a comunicação interna e todo o ambiente de trabalho.

O controle na comunicação acontece quando o principal fluxo dentro da empresa é o descendente, que prioriza as relações verticais ou “top-down”, por meio apenas do repasse de informações oficiais mais controladas, e sob a responsabilidade de uma única pessoa ou de um único setor.

A vantagem de controlar a comunicação dentro da empresa pode estar na centralização das informações institucionais e não vazamento de informações sigilosas. Porém, a comunicação interna está mudando e hoje vivemos em um ritmo que a chegada de informações atrasadas ou uma Comunicação que não alcança o público interno pode prejudicar toda a empresa

Por esses motivos, o controle na comunicação mostra-se ineficiente. Claro que uma empresa precisa de meios institucionais, mas eles precisam ser efetivos.  Aí é preciso apostar em novos meios de comunicação que ofereçam mais opções de interação e colaboração para melhorar a comunicação interna.

Moderação como alternativa

Um processo de comunicação mais moderado certamente é mais reconhecido pelos colaboradores de uma empresa, que sentem-se mais produtivos porque as informações fluem melhor, dando a impressão de que o negócio “anda”.

Além disso, em fluxos de comunicação mais horizontais ou transversais, as informações fluem entre os pares e isso contribui para que as equipes estejam bem alinhadas, sendo possível que a equipe una esforços, além de satisfazer necessidades como inclusão, controle e afeição.

A moderação pode melhorar a comunicação interna porque essa opção torna os processos mais ágeis no tempo de responder e promover interação com os canais da empresa, diminuindo ruídos em informações institucionais e deixando os responsáveis pela comunicação com mais tempo para pensar estratégias de melhorar a forma como a informação circula. Quanto mais “redondo” for esse processo de circulação da informação, menos os funcionários terão o sentimento de estarem sendo sobrecarregados de informações e conteúdos.

Além disso, a empresa terá todos falando a mesma língua, evitando informações imprecisas, incompletas ou em duplicidade. Mas para ter mais moderação na comunicação interna é necessário que a empresa ofereça meios de comunicação que suportam este tipo de interação.

As vantagens de uma comunicação mais livre

Imagine se, no dia a dia do trabalho, você conseguisse se informar com o que lhe interessa sobre a empresa, pudesse tirar dúvidas com colegas para dar andamento no trabalho de forma simples e ainda pudesse interagir com outros times que dependem do seu trabalho, sem muita burocracia, e registrando tudo que é necessário? Isso é possível em um ambiente que adota uma postura mais liberal, o que ajuda a melhorar a comunicação interna.

Além disso, uma Comunicação Interna que ocorre de maneira mais livre e colaborativa desonera a área ou profissional que é inicialmente responsável pelo processo, deixando que este pare de se ocupar com atividades de operação e tenha mais tempo para pensar ações de Comunicação Interna mais estratégicas.

Vale ressaltar que liberdade não é sinônimo de bagunça, portanto é possível abrir espaço para que as pessoas se relacionem entre si e com a empresa, de forma mais fluida. Uma comunicação mais livre geralmente é encontrada em organizações mais modernas  e descentralizadas, mas ela também é possível em organizações mais tradicionais, bastando apenas adotar uma nova postura com relação à comunicação.

A liberdade na comunicação interna implica em uma gestão mais participativa e integrada, sendo que a melhor receita para acertar neste tipo de processo, seja para mudar a comunicação da empresa ou para instituí-la, é que a organização mantenha o seu caráter oficial com a área de comunicação interna. Nesse caso, também é importante ter ferramentas que permitam a troca de informações e o diálogo sem amarras.

É fácil perceber como a comunicação interna circula dentro da empresa e se ela está contribuindo para a produtividade das pessoas ou para a sua exaustão. Basta analisar de que forma os times e líderes se relacionam entre si e com a organização. No momento atual, quanto mais livre – na medida do possível – correm os fluxos de informação dentro da empresa, mais fluido será o trabalho, mais fácil será o feedback, os processos correrão mais ágeis, assim como os resultados de toda a organização serão maximizados.

Além disso, empresas com a Comunicação mais livre tem maior abertura para trabalhar inovação e cultura organizacional – fazendo destes diferenciais competitivos para o negócio dentro do seu mercado.

Para melhorar a comunicação interna, aderir a um processo mais liberal implica em mais transparência dentro da empresa, e isso pode ser um facilitador no relacionamento organização-empregados, principalmente em tempos de crise em que é preciso alinhar expectativas e gerir receios. Porém é importante lembrar que para incorporar esse tipo de comunicação na empresa será necessária uma mudança de mindset de seus gestores, priorizando a integração

Para começar a tornar a Comunicação Interna da sua empresa mais moderada ou livre, o primeiro passo é fazer um diagnóstico de Comunicação Interna, identificando o grau de maturidade da Comunicação na empresa. Vamos lá?

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