Design Thinking para Comunicação Interna: tudo o que você precisa saber

Design Thinking é um mindset ou uma abordagem para resolver problemas e criar soluções inovadores.

Ele pode ser aplicado à diferentes situações, mas neste post, vamos explicar como ela pode ajudar a Comunicação Interna atuando no contexto de resolver problemas que surgem na área ou relacionados à esta atividade.

 

O conceito de Design Thinking

O termo Design Thinking  é utilizado para descrever um conjunto de processos, e ele tem se tornado cada vez mais popular nas empresas.

Segundo Charles Burnette ele pode ser definido como:

Um processo de pensamento crítico e criativo que permite organizar informações e ideias, tomar decisões, aprimorar situações e adquirir conhecimento.

Este método consiste em uma propor uma abordagem diferente para resolução de problemas. Em resumo, o Design Thinking é um modo de se aprofundar no problema levando em considerações pontos de vista diversos para validar soluções. 

Partindo da premissa, o Design Thinking utiliza a empatia para compreensão de situações, colocando pessoas no centro do contexto e envolvendo co-criação. Além de utilizar criatividade para geração de ideias e razão para analisar e adaptar as soluções.

Como começou?

O Design Thinking  nasceu por volta da década de 70, sendo puxado principalmente pelas áreas de design, arquitetura e administração.

 

Com o passar do tempo, o  modo de pensar prático e criativo do design vem sendo adaptado ao mercado e ao mundo corporativo, principalmente para ajudar a solucionar problemas em diversas áreas.

 

Em uma busca rápida no Google Trends podemos observar como a procura pelo termo “Design Thinking” dobrou nos últimos 5 anos. Particularmente, atribuo essa crescente ao fato que hoje também buscamos mais formas diferentes de resolver situações complexas nas empresas, dissecando problemas, pensando em um objetivo maior, e trabalhando para resolvê-lo.

design thinking google trends

 

Por que Design Thinking têm se tornado tão popular?

Acredito que a explicação de Cleiton Mafra, referência em Agile no Brasil, neste post explica bem porque o método vem se tornando cada vez mais e mais popular:

Nesse mundo de mudanças cada vez mais constantes, o que faz cada vez mais diferença e gera resultados é ter empatia; se conectar com as pessoas; entender os problemas que você pode resolver; ter foco e alcançar os resultados trabalhando em equipe. Isso vale para todas as áreas: vale para quem é de gestão de pessoas, financeiro, controladoria, marketing, vendas, ou seja, serve para todo mundo. Ninguém faz nada sozinho, pois nos dias atuais a colaboração é regra.

Em comparação com outros métodos, ao considerar os aspectos do problema em sua totalidade, mas focar na solução, o Design Thinking permite a criação de iniciativas com maior índice de sucesso e efetividade em um menor tempo. Devido à isso, o Design Thinking pode até acabar redefinindo o problema inicial (que loucura, né?).

Como o Design Thinking funciona?

O Design Thinking é uma forma de pensar em síntese, ou seja, reunindo proposições.

 

Na prática, é possível dizer que funciona como um modo em que analisamos, consolidamos e combinamos elementos de um contexto que estão separados – e que aparentemente não tem relação nenhuma – para criar algo novo.

 

Para empresas, o Design Thinking em geral funciona aplicado à resolução de problemas levando em consideração uma solução que seja boa para as pessoas, mas ao mesmo tempo financeiramente viável e tecnicamente possível.

 

Para isso, a metodologia pode seguir uma ordem linear de abordagem, que consiste normalmente em Imersão, Análise, Ideação e Prototipagem que você verá no próximo tópico.

 

design thinking como funciona
Representação do fluxo do Design Thinking

Não sou designer, como o Design Thinking vai me ajudar?

Hoje todos precisamos resolver problemas, em menor ou maior grau.

 

O Design Thinking é uma abordagem que vai te ajudar a fazer isso de uma forma muita mais estruturada e com foco em resultados – e não é preciso ser um designer em formação para utilizar uma mentalidade centrada no usuário.

Como mostra a imagem abaixo, 0 Design Thinking ajuda a entender não só um problema pontual mas considerar todo o contexto que está relacionado à ele, para depois criar e propor ações e soluções, por meio brainstormings, métodos e workshops, até criar propostas coerentes com a realidade para testá-las e validá-las como soluções.

 

Design Thinking Pensamento

 

No geral Design Thinking ajuda ‘não designers’ a:

  • Entender melhor o problema e o contexto, porque você vai precisar buscar outros pontos de vista diferentes do seu para mapear o todo;
  • Se relacionar com pessoas, afinal elas são necessárias nessa abordagem na criação de soluções para a organização, pois o Design Thinking envolve co-criação, colaboração e interdisciplinariedade;
  • Priorizar qual parte do problema você vai resolver, e acabar com aquele pensamento de ”por onde eu começo?”;
  • Não focar só no problema e aprender a definir resultados e analisá-los, porque você vai precisar ter sempre ambos: o problema e qual o resultado em mente esperado, para encontrar uma bendita solução;

Comunicação Interna e Design Thinking

Para a rotina da Comunicação Interna diversas metodologias podem ser aplicadas. A edição 23 da Revista Cultura Colaborativa fala sobre isso e é uma leitura que recomendo.

 

Porém, o Design Thinking pode ser considerada uma forma fácil de começar a pensar ações da área de forma integrada, mais proativa na resolução de problemas – e não tão reativa.

 

Aplicado à Comunicação Interna, o Design Thinking pode ser adaptado, servindo como uma base para tanto para a execução de campanhas, como na hora de fazer um planejamentos de comunicação ou traçar uma estratégia.

 

Nesse sentido a Comunicação Interna, ao utilizar o Desing Thinking, passa a parar de seguir o script:

  • Definir o Que Comunicar;
  • Definir para Quem Comunicar;
  • Definir o Canal de Comunicação;
  • Executar a Comunicação;

 

Para atuar entregando alinhada à estratégia, considerando aspectos como:

  • Percepção de necessidade do Cliente Interno;
  • Segmentação do público Interno;
  • Entrega de valor  no Comunicação, para os colaboradores e para a empresa;
  • Desenvolvimento e estruturação de uma comunicação estratégica;

Benefícios de Utilizar Design Thinking para Comunicação Interna

É importante lembrar que a Comunicação Interna está sempre muito ligada  à cultura organizacional da empresa e, por isso, cada metodologia funcionará de forma diferente em cada empresa.

Porém, existem vantagens que basicamente toda organização poderá aproveitar quando aplica a mentalidade do design aos seus processos de comunicação. São elas:

  • Percepção de Sintomas: Insatisfação do Cliente Interno / Pesquisa de Clima;
  • Identificar áreas-clientes e perfil do público interno;
  • Segmentar os clientes por necessidade e comportamento;
  • Adaptar os canais aos fluxos de informação mais relevantes;
  • Descobrir  as expectativas do colaborador com relação à comunicação;
  • Descobrir os resultados desejados da Comunicação;
  • Tornar a Comunicação mais aberta e participativa;
  • Ter mais proatividade e agilidade na área de Comunicação Interna

Como aplicar Design Thinking à Comunicação Interna na prática?

Na Comunicação Interna, é possível seguir os passos do Design Thinking (imersão, análise, ideação e prototipagem) como princípios para guiar o dia a dia da área, até a execução das ideias que seria equivalente à validação. Explico cada um deles de maneira mais detalhada abaixo:

Imersão

A etapa de Imersão do Design Thinking, é onde os diversos fatores que influenciam determinada situação são identificados e há uma exploração do problema a partir de diversas perspectivas e pontos de vista.

 

Para Comunicação Interna esta fase pode caminhar junto com a montagem de um  planejamento de comunicação macro, por exemplo, ou até um planejamento de campanhas menores. 

 

Incorporar a parte de imersão do Design Thinking à comunicação significa sempre considerados os feedbacks do público interno e as pesquisas de satisfação e clima, com o objetivo de conhecer bem o perfil dos colaboradores, suas insatisfações e anseios.

 

Neste ponto também seriam identificadas as principais áreas-clientes da comunicação e os ponto mais relevantes para elas, quase como um diagnóstico. Além de serem considerados os aspectos da empresa: objetivos, missão, detalhes do negócio, organograma, planejamento estratégico e etc.

Análise

A etapa de Análise no Design Thinking é quando tudo o que foi identificado na imersão é organizado, buscando criar padrões identificáveis que permitam a compreensão do problema ou situação.

 

Aplicando Design Thinking na Comunicação Interna, a etapa de análise consiste em olhar para as necessidades da empresa e dos colaboradores, levantadas na imersão, para encontrar pontos de contato entre expectativas da empresa e expectativas dos colaboradores.  

 

Nesta análise serão contempladas as percepções e necessidades do público interno, visando aumentar o alcance e o engajamento com a comunicação, trabalhando a segmentação de públicos.

Ideação

A Ideação, é a fase de brainstorming onde ideias para resolver as situações são geradas e captadas.

 

No caso da Comunicação Interna, a ideação pode envolver outros atores no processo, como o próprio colaborador ou as áreas-clientes que demandam uma determinada campanha ou aparecem no planejamento.

 

Neste ponto, a aplicação do Design Thinking na Comunicação Interna abre a área de certa forma para um trabalho multidisciplinar, mas ainda sim coordenado.

 

Prototipagem

No Design Thinking, a prototipagem é quando as ideias abstratas são transformadas em planos de ação concretos para resolver a situação em questão. A partir da imersão, analise e ideação é que serão criadas as soluções mais viáveis, como projetos pilotos, antes da sua implementação. 

 

Seguindo esta lógica para a Comunicação Interna, a prototipagem é a etapa onde a Comunicação cria briefings para suas campanhas, calendários de ações e outras ferramentas que componham seu arsenal para manter o diálogo interno.

 

Após colocar os projetos em prática, no Design Thinking a próxima etapa é a validação. Na Comunicação Interna, a validação acontece no sentido de acompanhar resultados, consolidar aprendizados e otimizar próximas campanhas e planos.

Conclusão

Antes de finalizar este texto, preciso lhe dizer: não há um padrão universal para garantir que o Design Thinking vai funcionar na sua empresa e, apesar de fácil e efetivo, para construir a mentalidade do Design Thinking na empresa quase sempre é necessário vencer barreiras culturais. E quando falamos de Comunicação o desafio sempre é maior.

 

Mas calma, é possível!

 

O método pode ser adaptado e implementado em partes na organização à medida que as pessoas vão se habituando à ele. E, na Comunicação Interna sem dúvidas essa forma de pensar fortalece a área frente às demandas que precisa atender.

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*Escrito com a contribuição com João Carvalho, UX Designer da SocialBase <3

Cassiane

Cassiane Vilvert

Jornalista, editora do Cultura Colaborativa e parte do time de Marketing e Comunicação da SocialBase. Curiosa, apaixonada por fotografia e viagens.