Dicas para ter uma comunicação clara

A comunicação interpessoal é uma das grandes vilãs das organizações hoje em dia. Não só no setor comercial e de atendimento ao cliente, mas também nas outras áreas das empresas. Uma tarefa que não foi compreendida provavelmente comprometerá o sucesso daquela equipe e em alguns casos até da empresa.

Apesar de ser algo crucial para nossa carreira e ao sucesso da empresa, nós acabamos nos preocupando muito pouco em ter uma boa comunicação – ou lembramos dela quando nossa empresa já está de pernas pro ar. Mas como garantir que a comunicação com a equipe está sendo feita da melhor maneira?

Existem alguns pontos determinantes para descobrir se a comunicação está, ou não está, sendo efetiva, como por exemplo: a clareza, o ouvir o outro, a empatia, a organização e a relevância do conteúdo. Hoje vou me ater à clareza.

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Como ser claro e objetivo em um discurso

Temos que ter em mente que o processo de comunicação envolve mais de uma pessoa, ou seja, mais de um ser complexo e dotado de um background completamente único. Logo, a tarefa de transmitir uma ideia de um mundo próprio para outro, não é tão simples quanto parece.

Para que fique mais claro (rá!) e fácil de memorizar resolvi separar o conteúdo em 4 tópicos.

 

1. Escolha a linguagem adequada

 

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Pode parecer estranho, mas nem sempre a fala rebuscada e cheia de firulas é a que trará mais resultado para o seu objetivo. Ao lidar com diferentes pessoas em diferentes ambientes, deve-se levar em conta algumas informações como a idade do ouvinte, a escolaridade, o tipo de assunto, a imagem que você está querendo passar e o meio em que vocês estão inseridos.

Vamos a um exemplo:

Imaginem que um estagiário da empresa encontra uma grande oportunidade de negócio e em meio à empolgação do momento resolve ir na mesma hora falar com o presidente.
Ao entrar na sala dele, começa a falar: “Dae patrão, tive altas ideias pra tua empresa. Acho que você devia ir por este novo caminho…”.

Este é um caso clássico de falha na linguagem, que não deve acontecer com tanta frequência (ou pelo menos eu espero).

Mas acho válido irmos a outro exemplo um pouco mais comum:

A diretoria decide que é muito importante aos estagiários registrarem suas atividades no novo sistema. Por isso é colado um aviso no refeitório com a seguinte mensagem: “O SIG32 será a nova fonte de registros das atividades dos estagiários em detrimento da atual que será descontinuada. Solicitamos aos mesmos que cadastrem os dados neste novo ambiente eletrônico”

Pode parecer exagero, mas muitas comunicações internas se assemelham a esta acima.

Tanto o primeiro exemplo, quanto o segundo, seriam ineficazes. Não que o receptor não seja capaz de entender o que foi dito, mas não foi utilizada a linguagem mais adequada. Então, avalie bem o público alvo de sua mensagem, busque entender qual linguagem ele está mais habituado a entender e escolha o momento e lugar certo para falar.

 

2. Usar a dinâmica a seu favor

 

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Quem já não teve a péssima experiência de assistir à uma longa apresentação monótona, onde o orador mais parece um clássico padre?

Quando tudo está destacado, nada está destacado

Nossa mente não é capaz de guardar tudo que nossos 5 sentidos recebem a todo tempo¹. Por isso acabamos por escolher o que consideramos mais importante para nosso cérebro receber e interpretar. Durante uma fala devemos deixar claro para o ouvinte quais são as palavras-chave para o entendimento daquele tema.

Num texto existem diversos recursos para destacar os principais pontos da mensagem, como cores, tamanhos, posicionamentos, negritos, sublinhados e etc. E quando se trata de uma linguagem falada, nós também temos alguns recursos que muitas vezes nem percebemos que possuímos, como ênfases, pausas, metáforas e gestos, por exemplo.

A dinâmica é a variação de ênfases que damos em determinada frase, ou no texto como um todo. Você pode dizer: “Mas tudo que eu tenho para dizer é importante!”, mas quando se destaca tudo, nada está destacado. O contraste entre uma parte do texto e outro é o que dá a importância devida àquela parte da mensagem. Isso permite que a pessoa entenda o que você considera relevante fazendo com que monte sua ideia de maneira mais coerente na própria mente.

 

3. Seja coerente

 

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Em reuniões corporativas algo muito comum de acontecer é falar durante os primeiros minutos sobre a pauta previamente determinada e o resto da reunião ser dedicado a outros assuntos, perdendo o foco inicial. Isso em muitos casos se deve a falta de coerência no argumento como um todo. O locutor se perde na própria ideia, tornando ela confusa e dando a impressão de  não possuir o controle sobre o que ia falar.

 

Uma das coisas que podemos fazer é antes de falar algo importante, ter clara a ideia que falaremos e como faremos para apresentá-la. Quase sempre o modelo de introdução, desenvolvimento e conclusão já basta, mas existem casos mais complexos onde você mesmo pode definir pontos-chaves para seu discurso. O importante é garantir que haja um assunto definido e um caminho claro que leve à conclusão principal.

 

4. Colha feedbacks

 

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Por fim, colha informações do ouvinte, do ambiente e do que você está realmente falando o tempo todo. Isso vai te munir de informações como: o nível de compreensão da conversa, se a linguagem está adequada, se você ainda tem a atenção de seu público e se a comunicação foi realmente efetiva.

Observe, ouça e perceba o maior número de sinais possíveis. Muitas pessoas cometem o erro de, enquanto falam, parar de ouvir e olhar para o outro. O objetivo é descobrir sinais de interesse, entendimento, concordância e utilizar isso para adequar seu discurso à situação.

Esse é um dos pontos mais relevantes para se ter clareza, pois através do feedback você pode olhar sob outra ótica para a sua mensagem e avaliar se ela está mesmo clara.

 

¹ Desenvolvimento Cognitivo e Educação: Processos do conhecimento e conteúdos específicos – Volume 2 (Mario Carretero, José A. Castorina)

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