Como diminuir reuniões e aumentar a produtividade

Se você odeia reuniões, não se sinta mal. Saiba que esse sentimento é compartilhado por muitos executivos hiper produtivos. É o que revela o psicólogo especialista em inteligência emocional Travis Bradberry, em um artigo, onde coloca o ato de marcar muitas reuniões como um mau hábito que pode sabotar seu desempenho. Por isso, neste post vamos falar sobre como diminuir o número de reuniões e aumentar a produtividade.

A matemática financeira por trás da produtividade

Reuniões improdutivas são muito caras. Imagine uma empresa com 100 colaboradores em que cada um gaste em média 4 horas semanais em reuniões. Ao considerarmos o valor/hora de cada um a uma média de R$ 50,00, no ano de 2017 (que terá 52 semanas úteis), isso significaria o custo de 1 milhão e 40 mil reais para a empresa. Obviamente, ainda não quer dizer que isto seja um prejuízo, mas se metade dos encontros não forem produtivos, já serão mais de R$ 500 mil desperdiçados.

Claro que nem sempre é possível fugir e parte da rotina de trabalho inevitavelmente envolverá participar de algumas reuniões, mas isso não precisa ser sofrível. Para não errar e ter uma reunião bem conduzida e eficiente, é importante seguir três etapas: planejamento, execução e acompanhamento.

Planejamento para diminuir o número de reuniões e aumentar a produtividade

Ao pensar em reuniões esta é a etapa mais importante – e, muitas vezes, mais negligenciada. O planejamento é o momento de avaliar a necessidade real da reunião e definir um objetivo claro para o encontro, que é essencial para que todos saibam o que será tratado e possam contribuir. Após definir esse objetivo, avisar os participantes com antecedência e prepará-los com informação de apoio são os próximos passos.

Na etapa de planejamento, considere que caso uma pessoa-chave não possa participar, o encontro será em vão. Então, lembre-se que reuniões devem ser marcadas quando é necessário envolver pessoas em alguma tomada de decisão ou assunto em que a presença é indispensável (como assinatura de documentos importantes, por exemplo). 

Do contrário, reuniões apenas informativas são morosas e, além de atrapalharem a produtividade, podem desmotivar os colaboradores com sentimento de que as coisas “demoram para andar”.  Neste sentido, para comunicar, prefira utilizar soluções de Comunicação Interna que colaborem para que as informações alcancem os funcionários e fiquem disponíveis para que qualquer um da empresa possa consultá-las (sem que haja necessidade de reuniões para isso). Uma boa ferramenta que pode ajudar é o Comunicados Digitais, por exemplo.

Seu planejamento de reuniões também deve conter local e horário do evento – e saiba que isso também influencia no desempenho e produtividade. O ideal é evitar reuniões muito cedo, no fim do expediente ou perto do horário de almoço, que são os horários de menos foco das pessoas, segundo o estudo sobre gestão do tempo realizado pelo site “When is Good”.

Além disso, na etapa de planejamento antes de marcar uma reunião reflita se há necessidade de despender esse tempo em encontros presenciais, e se os assuntos não poderiam ser resolvidos de outra forma. Ferramentas de comunicação que possuam funcionalidades de chat ou grupo como Redes Sociais Corporativaspodem ser soluções mais rápidas e também menos onerosas.

Execução de reuniões mais produtivas

Seja pontual com o início e o término da reunião. Durante a sua execução um condutor deve ser o responsável por direcionar a discussão e manter todos no mesmo assunto, evitando conversas paralelas. Se algum ponto for mais polêmico que os demais, a estratégia é deixá-lo por último e começar com os assuntos mais simples primeiro. Para não deixar passar nenhuma decisão, registre as deliberações em uma ata que depois deve ser compartilhada com os demais. Lembre-se que uma boa ata deve conter as decisões tomadas e os próximos passos, nada além disso. Experimente a seguinte estrutura:

#apollo11
Definição do roteiro de viagem (objetivo)

Data: 02/02/1968 – reunião 3 (histórico para acompanhamento)
Presentes:  @Neil Armstrong @Edwin Aldrin  @Michael Collins

Decisões:
Entre as opções apresentadas, ficou decidido que a melhor alternativa para o lançamento continua sendo Cabo Canaveral na Flórida. Não houve consenso quanto ao dia e horário.

A viagem terá duração de oito dias viajando e aproximadamente 2 horas de caminhada
Próximos passos:

-Consultar disponibilidade da equipe nas datas: 16/06/69, 20/06/69 ou 10/07/69
Edwin Aldrin até 07/02

-Checar suprimentos necessários e marcar próxima reunião
Michael Collins até 20/02

-Criar comunicado avisando a decisão
Neil Armstrong até 04/02    

Acompanhamento de reuniões

Não é incomum que uma reunião seja marcada para discutir algo que já foi discutido antes, e isso pode acontecer por diversos motivos como a inserção de novos participantes em um projeto ou uma mudança no contexto. Manter o histórico de decisões é fundamental para poupar tempo e stress. Por isso, ter uma ferramenta que permita o armazenamento de arquivos e a busca por documentos, além da criação de grupos de trabalho pode ajudar a garantir que todos tenham acesso às informações que necessitam a qualquer momento, sem necessidade de reuniões.  

Além disso, após planejar, guiar e registrar as reuniões, na parte do acompanhamento é necessário tornar as decisões tomadas no encontro transparentes para a empresa, comunicando o que foi definido e quais rumos o determinado projeto vai seguir ou o impacto de alguma decisão. Por isso, além de compartilhar a ata com os demais participantes após a reunião, você também deve divulgar os resultados do encontro para a empresa por meio da Comunicação Interna (e aqui Comunicados Digitais podem ajudar novamente) a fim de manter toda a empresa alinhada estrategicamente.

“Dieta das Reuniões” para aumentar a produtividade

A melhor reunião ainda é a que não acontece(!). Mesmo que isso possa parecer difícil, é preciso começar a evitar encontros desnecessários, deixando seu time com mais tempo para produzir e realizar seu trabalho.

O primeiro passo em uma dieta de reuniões é ter processos para uma Comunicação Interna eficiente na empresa e entre os membros da área.  Além disso, ter uma ferramenta de comunicação que permita à sua equipe ter acesso às informações e documentos essenciais para a execução das tarefas, e faça com que todos estejam conectados também é essencial.

Assim será, muitas decisões, informações e diálogos que aconteceriam em encontros presenciais (muitas vezes atrapalhando a produtividade e lotando a agenda) acontecem por meio da Comunicação no ambiente digital, mantendo todos “na mesma página” tendo encontros somente quando necessário.

Veja na prática como uma RSC funciona assistindo o vídeo aqui ou clique no banner abaixo para conhecer melhor a ferramenta de Comunicados Digitais:

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Augusto

Augusto Sobieski

Designer, pesquisador de tendências, apaixonado pelo futuro. Busca insights de inovação observando as pessoas.