E-mail, de vilão a mocinho

Quantas vezes um e-mail que você mandou retornou com uma resposta estranha?

Ou melhor, quantas vezes um e-mail que você enviou voltou com uma resposta?

Entre todas as ferramentas de comunicação, o e-mail é um dos que mais apresenta possibilidades de erro. Isso porque, ao contrário do telefone, o e-mail não possui tom de voz. Esse é o motivo também pelo qual as mídias sociais são um campo minado para interpretações equivocadas.

Mas, elas ainda são uma ferramenta menos utilizada do que o e-mail nas corporações. O bom e velho e-mail ainda é uma das ferramentas preferidas das empresas. Pena que as companhias nem sempre percebem sua importância. É comum, por exemplo, conflitos surgirem após e-mails que deveriam ser uma troca simples de informações.

Portanto, um e-mail bem escrito deveria ser uma regra nas empresas. E, acima de tudo, ter um propósito bastante claro.

Mas, como escrever um bom e-mail?

Um bom e-mail possui clareza para quem escreve e para quem vai ler. Quem escreve deve perceber, acima de tudo, que aquilo que é claro para si, nem sempre é nítido para quem lê. Então, preste atenção em alguns detalhes muito simples, mas relevantes na elaboração de um e-mail.

Tenha um bom título

Boa parte das pessoas não abre um e-mail por causa do título. Títulos muito genéricos como “reunião” ou “contabilidade” podem não traduzir muito sentido para quem lê. Faça um título que já indique sobre o que se trata. Por exemplo, “reunião de metas” é um título melhor que apenas “reunião.” Tome cuidado, apenas, para não criar um título muito grande.

Coloque um assunto por e-mail

Infelizmente, as pessoas estão lendo cada vez menos, principalmente no Brasil. Não dê margem para que seu e-mail seja lido pela metade. Então, seja sucinto em sua mensagem, direto, mas educado e gentil. Se precisar escrever sobre mais de um assunto, então crie outro e-mail.

Assuntos delicados não devem ir para o e-mail

Vale lembrar que e-mail não é consultório de Psicologia. Por isso, se você tem algum assunto delicado não o faça por e-mail. Temas como demissão, fazer um pedido urgente ou qualquer coisa que vá envolver um sentimento negativo, evite o e-mail.

Brigas, jamais!

Não é necessário dizer que brigas por e-mail nunca devem acontecer. Se você está chateado (e até irado) com alguém no trabalho, converse pessoalmente. Se isso não é possível, telefone. Mas, não use o e-mail para troca de ofensas e grosserias. Se alguém encaminhou um e-mail grosseiro para você, se levante e vai conversar pessoalmente com o “agressor”.

Leia seu e-mail em voz alta

         Você criou um e-mail e está se sentindo seguro da mensagem que escreveu. Que bom! Então, antes de enviá-lo é hora de ler a mensagem em voz alta (alto para você, não é necessário ler para todos os que estão a seu redor). Você não repara, mas quando recebe um e-mail escuta uma voz interna (a sua) que vai narrando o e-mail na sua cabeça. Ler o e-mail em voz alta antes de mandar é entender o ritmo de sua escrita, se está mesmo compreensível para quem vai ler, se necessita de alguma alteração ou se não está dando um peso desnecessário a uma mensagem simples.

Agora, é só enviar seu e-mail. Simples assim.

 

 

 

 

Alloyse

Alloyse Boberg

Alloyse Boberg é consultora em comunicação e foi jornalista durante quase 15 anos. Atuou como Editora Chefe e Executiva da RICTV, afiliada da Rede Record no Paraná. Mestre em Linguística, realiza treinamentos com foco no aprimoramento da comunicação pessoal e profissional, um dos temas que abordou na sua coluna da Rádio Bandnews e em artigos veiculados em meios impressos e eletrônicos de todo o país. Diretora da DNA Comunicativo e criadora do blog A Comunicação como ferramenta.