Especialista em Desenvolvimento Humano Organizacional fala sobre a comunicação interna

Segundo pesquisa 35% das empresas não possuem canais formais de comunicação interna. Embora, surpreendente, o número reflete a realidade da maioria das empresas.

A falha de comunicação é uma conturbada prática mesmo em empresas que possuem canais de comunicação interna, ou seja, as adversidades não estão apenas na falta de ferramentas, alegação de uma boa parcela de gestores, mas na forma como são gerenciadas.

Julia Laitano, especialista em Desenvolvimento Humano Organizacional (DHO) e CEO da JoinTI, descreve a falta de comunicação, isto é: a forma como ela é aplicada e gerenciada, como a raiz de um problema que se ramifica em outros. Retrato este que se configura no enfraquecimento da cultura da empresa e dificulta a formação da identidade organizacional.

Para ela, muitos desses problemas podem ser evitados por meio de uma política transparente de comunicação. Confira na entrevista:

1- Segundo gestores de comunicação, um dos principais problemas enfrentados é a diversidade de profissionais que compõem uma organização. É apontado por eles que devido a esse fator, muitas vezes, cada equipe cria sua própria rotina de trabalho. Qual sua análise sobre a questão, e quais as possíveis resoluções a ela?

As empresas são formadas por pessoas e é normal encontrarmos nelas diferentes personalidades e consequentemente, ideias diferentes, fator que infere, também, sobre a discussão de gerações e não há como fugir, isso é natural. No entanto, a empresa deve direcionar este público a um norte em comum. Direção esta propostas nos valores da empresa. Ou seja, o objetivo dela. Então, com relação a comunicação, o que pode minimizar as adversidades é realmente compartilhar quais são esses valores e deixá-los bem claros. Isso independe de tamanho de empresa, porque não  basta ter um quadro na parede com missão, visão e valores. Não adianta, tem que fazer parte do dia a dia, todos os colaboradores precisam ter os mesmos valores bem explícitos. Isso é importante para que todos entendam quais são suas metas. Qual é o posicionamento de mercado da empresa. Qual é o público e como os funcionários devem se comportar diante do público.  Mesmo os colaboradores sendo de locais e idades diferentes eles precisam saber o que a empresa é. Qual é o propósito dela, o que a guia. Resumindo o que soluciona os problemas é a transparência na comunicação e tentar compartilhá-la entre os colaboradores.

2 – A relação entre comunicação oficial e a informal pode ser prejudicial à empresa? É possível evitá-la?

Cada um interpreta o mundo de uma maneira. Ou seja, a forma que alguém recebe e analisa a informação vai ser repassada nessa configuração. Logo, é essencial que as informações estejam muito claras e se possível  escritas e visíveis. Além disso, é importante haver diálogo para que não haja dúvidas sobre um ponto ou outro.  O processo de comunicação é muito sutil, cada um possui uma maneira de interpretar as informações, então tudo deve ser muito transparente para que todos saibam que estão falando a mesma língua.

3 – Segundo pesquisa, 49% dos profissionais pontuam haver mais de uma ferramenta de comunicação nas empresas, por outro lado 16% salientam não haver nenhuma ferramenta oficial de comunicação. Na sua opinião qual ponto é mais danoso às empresas ?

Não ter comunicação é péssimo, mas ter o excesso faz com que as informações se percam no meio do caminho. Então, é interessante ter um meio termo, um local onde essas informações estejam concentradas, para que o colaborador não preocupe-se em buscá-las em diferentes canais. Resumindo, ter muitos canais é tão prejudicial quanto não ter nenhum.

4 – Nesse sentido, qual a importância de se ter um profissional especializado em comunicação na empresa?

A inserção de profissionais de comunicação nas empresas é muito nova, mas é muito importante possuir um profissional responsável, pois hoje há milhares de canais de comunicação e é preciso ter alguém que unifique isso, não só internamente, mas também para que a empresa comunique-se perante seu público externo.

5 – 75% dos profissionais declaram não encontrar no ambiente corporativo informações suficientes e claras sobre a empresa. Como mudar esse cenário? Qual a interferência na produtividade e na retenção de talentos?

Como mencionei acima, é preciso unificar os canais de comunicação. Além disso, o ideal é criar um canal alimentado colaborativamente, não precisa ser apenas um setor responsável por abastecê-lo. Por exemplo: alguém pode fazer uma pergunta para a empresa toda e se todos têm acesso outra pessoa ou setor pode sanar essa dúvida. Em outras palavras, um local onde a informação possa ser disparada e receba a devida atenção.

6 – Quais são os principais problemas de comunicação identificados nas empresas?

O que vê-se nas empresas é a falta de coesão entre equipes, que resulta na falta de produtividade e na dificuldade de atração de talentos. Muitas vezes, por falta de comunicação,  a empresa não sabe que profissional realmente precisa. Por exemplo: há casos onde o setor que tem a vaga em aberto não repassa à Gestão de Pessoas que profissional é este. Qual o perfil necessário. Isso fomenta a expansão de informações contraditórias; o medo e a retenção de informações por parte de colaboradores que não sentem-se seguros em compartilhar o que sabem. Além disso, essa cadeia decorre na dificuldade de avaliação de desempenho, pois ao não receber as informações, os profissionais não desenvolvem os pontos necessários.

7 – Segundo gestores, a cultura pessoal é um ponto chave à mudança eficiente na empresa. Como trabalhar essas mudanças sem interferir na individualidade de cada colaborador?

Todos somos individuais, mas as metas e a cultura da empresa é uma só. Já no processo seletivo é preciso saber realmente quais são os valores da empresa. E na contratação observar se esses valores não são contraditórios aos valores pessoais do candidato. É importante, nessa abordagem, apresentar os valores da empresa sem ser agressivo. Isso começa na contratação e vai até o compartilhamento dessas informações de valores.

8 – A falta de proatividade na busca de informações primordiais a execução da função é outro ponto destacado como dificuldade pelos gestores. Segundo eles, essa conjuntura é um problema cultural. Você vê possibilidade de mudança nesse cenário? E como contorná-lo?

Uma das soluções a esse problema é o investimento em  treinamentos e dentro do possível desenhar um plano de carreira com incentivos a quem busca conhecimento interno e qualificação externa. Além disso é importante a todo novo processo apresentar ao colaborador como essa nova prática adotada irá facilitar o trabalho como um todo.

9 – Ainda dentro do tema cultura, por que pessoas e empresas têm tanta resistência à mudanças?

A mudança nunca é fácil, preferimos ficar na zona de conforto é mais fácil, porque já sabemos o que vai acontecer. A resistência à mudança, muitas vezes, é motivada pelo medo, pela insegurança.  Toda mudança exige um tempo de adaptação. Entretanto, há maneiras de trabalhar o processo e minimizar os impactos por meio de treinamentos, pela aplicabilidade gradativa da atualização, entendendo quais são os medos despertos referentes a essa mudança. E, claro, além disso, apresentar quais os benefícios provenientes dela. Explicar o motivo da mudança também é um importante fator para reduzir a resistência.

10 – A entrada da geração Y e Z está mudando o mercado na forma como são vistos os valores, segundo pesquisa da Oxford Economics as empresas ainda não estão preparadas a essas mudanças conceituais. Qual sua opinião sobre isso?

Todas as gerações têm seus pontos positivos e negativos e as empresas que conseguirem montar equipes multidisciplinares (babyboomers; X; Y e Z), e consigam fazer com que uma potencialize o que a outra não tem, irão se destacar no mercado. Por exemplo, os X e os babyboomers são mais criteriosos, embora não sejam tão rápidos no processo decisório. São mais cautelosos. Por outro lado, os Y e Z querem tudo para ontem. Então conseguir equilibrar isso é o mundo ideal. E, claro, as empresas que são predominantemente Y e Z terão que se adaptar, com ambientes de trabalhos confortáveis, aquela coisa que já sabemos, desde a mesa de ping pong a horários flexíveis e trabalho em home office. No caso do home-office é preciso ver o lado positivo deles, pois para o funcionário estar na empresa há um custo e se a organização souber gerenciar o profissional trabalhando de casa há uma boa economia com recursos gerenciais; tempo; transporte entre outros fatores que inferem em gastos da organização e do colaborador. Por exemplo, pode-se estipular um processo de rodízio entre equipes. E, sim, as empresas precisam se adaptar, apesar de não estarem preparadas não há retorno, é algo sedimentado.

11 – Segundo uma reportagem da revista exame o funcionário brasileiro é menos produtivo que o americano. São apontados como motivos o baixo investimento em automação, burocracia e o também o comportamento do profissional. Na sua opinião, o mercado ainda mantém-se assim? Até que ponto ferramentas ultrapassadas limitam e desmotivam os colaboradores afetando sua produtividade?

A cultura americana é muito diferente da brasileira, eles são super competitivos, e isso, claro, vai impactar na produtividade. Por outro lado o Brasil é um país extremamente burocrático e, além disso, desorganizado, fator que gera lentidão. Há também o fator de os americanos terem empreendedorismo na escola, ou seja, eles entram no mercado com muito mais bagagem para inovar. Por outro lado, o brasileiro é muito criativo, mas não inovador. E há uma diferença central entre os dois termos. Inovação é quando você é criativo e desenvolve algo que irá melhorar algo. A criatividade por outro lado precisa ter um fim, o que a ideia vai trazer de bom, ela vai poupar tempo, dinheiro. Acredito ser uma questão cultural mesmo. Mas, claro, não podemos generalizar, vai ter americano que não será produtivo e vai haver brasileiro super produtivo, isso muda de pessoa por pessoa.

 

França

França

Jornalista, especialista em cinema e mestrando em Literatura, nas horas vagas lembra da tempestade que destruiu Macondo e combate o crime em Gotham City.