Falta de integração entre times: 3 problemas que acontecem na sua empresa e como resolvê-los

Já falamos aqui no blog sobre a importância da integração entre setores e como a comunicação entre times é importante para a fluidez do trabalho, o atingimento de metas da própria equipe e também dos resultados da empresa como um todo. Porém, a falta de integração entre times pode acontecer com frequência dentro de uma organização, trazendo problemas internos gerados pela falta de alinhamento,  e consequências graves que podem afetar até os resultados financeiros da empresa.

A integração é um processo que merece atenção dentro de uma organização pois ter um time bem entrosado e que se relaciona bem com as outras equipes, faz com que o trabalho aconteça de maneira mais agradável e produtiva. Porém, nem sempre é fácil promover colaboração entre áreas, às vezes pelo porte da empresa, número de pessoas ou pela sua cultura organizacional. Aí os setores da empresa podem ficar dispersos, gerando os três problemas listados abaixo que nem sempre são percebidas com clareza no dia a dia, mas que são sentidos por todos e podem prejudicar muito o trabalho.

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Ruído na comunicação e desentendimentos

Segundo Peter Drucker, considerado pai da gestão moderna, falhas e ruídos de comunicação são responsáveis por 60% dos problemas corporativos. Imagine que você está realizando um projeto e depende de outras pessoas envolvidas para que a iniciativa tenha sucesso. Isso é comum, e mais comum ainda é que alguma informação desse projeto se perca em determinada etapa, o que acontece quando lidamos com um grande volume de informação, administrando-as em conjunto com outras demandas e outras pessoas.

São inúmeras as reuniões, e-mails encaminhados, re-encaminhados, documentos e arquivos contendo informações importantes e que circulam diariamente dentro uma organização para realizar o trabalho. O relacionamento entre líder e liderado, o feedback e o mural também fazem parte do escopo da comunicação interna que, se não é eficiente, abre espaço para ruídos, desencontro de informações, retrabalhos, conflitos, baixo rendimento, perda de produtividade e motivação.

Como resolver: Procure alinhar as informações e expectativas sempre, desde o início de um novo projeto até o final, e estimule seus colegas de equipe a ter esse hábito de dividir as informações, pedir ajuda e repassar feedbacks construtivos. Apesar de ser uma habilidade do ser humano, comunicar nem sempre é fácil, então faça exercícios conscientes para trabalhar essa capacidade, tanto dentro de uma equipe como com a empresa toda. Além disso, ter canais de comunicação, institucionais e oficiais de fácil acesso, onde a informação fique centralizada, também pode melhorar a integração da empresa. Uma plataforma de comunicação também pode ajudar a diminuir o ruído, onde seja possível trocar e buscar informações, e promover diálogo entre equipes.

Rivalidade entre times  

Um dos maiores perigos da falta de integração está em ter equipes que trabalhando com metas, dependentes umas das outras, que tem uma rivalidade. Isso acontece quando, em vez de se unir, os setores enxergam seu trabalho como parte isolada, e a competição entre eles compromete o resultado final do trabalho, pois falta consciência de que é a força do todo que irá fazê-los chegar ao sucesso.

Esse sentimento de competitividade negativa entre áreas pode ser desencadeado nos funcionários quando não está claro para eles a importância do seu papel e seu lugar na estrutura da empresa, ou quando as metas individuais das equipes são estabelecidas sem considerar outras áreas que podem ser impactadas por elas. Exemplo disso podem ser setores de marketing, vendas e CS, que trabalham com um mesmo ativo – o cliente – em diferentes momentos (antes, durante e depois da venda). Quando falta esta consciência em alguma equipe e as metas são definidas sem consultar as outras áreas que estarão em algum momento envolvidas no processo, o trabalho sairá desalinhado colocando em risco uma oportunidade de sucesso para a organização.

Como evitar: Trabalhe a missão, visão e valores da empresa com todos, desde a liderança até o estagiário e deixe claro para cada integrante da equipe qual o seu papel, e também o quanto a atitude de um influencia no todo e no trabalho dos outros. Deixe as equipes conscientes das metas e das suas responsabilidades através da comunicação interna da sua empresa, faça reuniões ou comunicados periódicos para deixar esse sentimento de pertencimento vivo, principalmente entre áreas que apresentem uma tendência maior para este tipo de problema. Além disso, incentive lideranças a estarem atentas aos sinais de um ambiente competitivo que não está trazendo benefícios, e sim prejuízos. Promova o compartilhamento de conhecimento e ideias em busca de um resultados e torne o ambiente o mais aberto à colaboração possível.

Não atingimento das metas

Qual time nunca passou por um fechamento de período específico (mês, trimestre, quarter) quase batendo uma meta, mas terminou sem alcançá-la? Se isso acontece na sua empresa você conhece bem a sensação de quase dever cumprido, porém com aquela ponta de infelicidade por ter feito tanto esforço e não ter “chego lá”.

O não atingimento das metas pode estar ligado diretamente a falta de integração e colaboração de uma empresa porque os times não trocam informações que às vezes podem ser decisivas, tanto para o fechado de uma venda, como para uma campanha do marketing, para uma necessidade do cliente, ou nova solução que pode ser incorporada ao produto/serviço.

Isso porque a falta de integração quebra processos das empresas e faz com que dados valiosos, percepções e insights sejam perdidos, ou passem despercebidos perdendo o ‘’timing’’ para serem aplicados à uma ideia ou projeto. Esse desalinhamento prejudica a empresa porque ela pode estar com todas as peças que necessita para montar uma estratégia de sucesso, mas se elas não estão integradas, a gestão não terá essa visão.

Como melhorar isso: Não existe uma fórmula mágica pronta para o atingimento das metas da sua empresa, até porque cada organização tem suas métricas e indicadores únicos. Mas, para melhorar a integração e fazer com que todos no barco remem para o mesmo lado e cheguem mais perto de alcançar seus desafios, criar rotinas específicas dedicadas ao acompanhamento do trabalho, tanto da equipe quanto o compartilhado, pode ajudar. Assim todos podem estar cientes do ponto onde estão e o quanto falta para completar uma meta e chegarem no resultado esperado, sendo possível trocar ajuda, rever dados, criar nova estratégias, isso porque quanto mais pessoas dedicadas a bater a meta em conjunto, mais fácil será de alcançá-as.

Leia mais: Redes sociais corporativas: alinhamento cultural e estratégico entre unidades

Por fim, para resolver esses três problemas e melhorar a integração na empresa, percebemos que a comunicação é a chave. Quando uma organização tem uma comunicação fluida, os colaboradores ficam mais seguros em relação as suas tarefas, trabalham com mais produtividade, são mais assertivos porque tem as informações que precisam e trabalham com mais comprometimento, consigo mesmo, sua equipe e seus resultados. Além disso, estimular a comunicação entre setores aumenta a busca por soluções preventivas à esses e outros problemas.

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Cassiane

Cassiane Vilvert

Jornalista, editora do Cultura Colaborativa e parte do time de Marketing e Comunicação da SocialBase. Curiosa, apaixonada por fotografia e viagens.