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Ferramentas de Comunicação para aumentar a produtividade

Produtividade está associada à eficiência e, se você deseja que a sua empresa seja um ambiente mais produtivo – e que, consequentemente, atinja resultados exponenciais, é hora de começar a encarar esse conceito de forma diferente. Que tal considerar uma Rede Social Corporativa (RSC) ou uma ferramenta de Comunicados Digitais (CD) como suas melhores aliadas nessa conquista?

Nesse texto você verá como essas ferramentas podem mudar um cenário improdutivo dentro das organizações!

Você sabe quando o trabalho é realmente produtivo?

As pessoas têm o hábito de confundir o fato de estarem sempre ocupadas com serem produtivas. Segundo o coach Geronimo Theml, especialista no tema, a produtividade moderna não está mais relacionada a cumprir uma grande lista de afazeres em um curto espaço de tempo.

Na verdade, um trabalho é classificado produtivo quando o que foi entregue – o resultado – é de grande valor e os meios e recursos que foram utilizados para fazer isso – os esforços – são os mínimos possíveis.

Por isso, para ter um alto nível de produtividade na sua empresa, é necessário que todos saibam exatamente onde têm que chegar, quais os métodos que serão utilizados para alcançar esses objetivos, e quais os resultados esperados – além de estarem motivados para isso. Nesse sentido, alinhamento interno e comunicação são essenciais, como já falamos outras vezes aqui no blog.

Criando uma cultura de produtividade com uma RSC ou CD

Ser produtivo no dia a dia em meio à diversas reuniões, uma agenda cheia, a caixa de e-mail lotada e as interrupções dos colegas é um grande desafio. Por outro lado, quando uma empresa tem times produtivos que entregam mais, geram mais resultados e são mais reconhecidos, eles ficam mais motivados e novamente, mais produtivos. Mas como incentivar esse ciclo virtuoso da produtividade?

Criar uma cultura de produtividade é um primeiro passo para mudar o ambiente de trabalho de “caótico” ou “muito corrido” para “eficiente” e “estimulante”.  Para fazer isso, você pode começar de diversos pontos: melhorando a capacidade dos colaboradores definirem prioridades, incentivando que as áreas tenham mais planejamento, tentando fortalecer o senso de organização dos funcionários, e até seguir e divulgar para os colegas essas 6 dicas de produtividade que separamos aqui no blog.

Mas, se promover mudanças de atitude na sua empresa parece algo muito complexo e demorado, você pode optar por primeiro melhorar a Comunicação Interna da empresa para torná-la mais produtiva.

Isso porque, para atingir a alta performance, as equipes precisam de sinergia, alinhamento e motivação, lembra? E isso só será atingido com uma Comunicação Interna eficiente, utilizando uma ferramenta como a Rede Social Corporativa – que pode ser o único ou um canal entre os demais existentes na empresa.  

A Rede Social Corporativa ou a ferramenta de Comunicados Digitais podem ser as chaves do sucesso para tornar a sua empresa mais produtiva pois elas permitem uma Comunicação mais robusta e estruturada – para manter o alinhamento e a motivação e criar uma cultura produtiva – além de possibilitar um melhor acompanhamento de tarefas e projetos, mantendo sempre um histórico e registro dos documentos, fluxos e decisões e oferecer mensuração de resultados.

Atividades improdutivas que são reduzidas com RSC e CD

A RSC é uma ferramenta que oferece a possibilidade de a empresa se comunicar com seus funcionários de uma forma mais atrativa e segura. Ao mesmo tempo, cada equipe pode ter seu espaço para interagir entre si e cada colaborador pode utilizar a ferramenta para organizar seu trabalho. Dessa forma, ela viabiliza tanto a produtividade individual quanto dos departamentos e áreas.

Lembram quando citei a dificuldade de ser produtivo no meio de uma agenda cheia, muitas reuniões, interrupções inesperadas e a famosa caixa de e-mail lotada? Abaixo, você consegue ver como a Rede Social Corporativa resolve ou ajuda a amenizar cada uma dessas atividades que acabam se tornando um problema quando o assunto é produtividade:

Mate reuniões improdutivas com RSC

Se a sua empresa faz muitas reuniões e elas são morosas, daquelas que parecem que mais postergam um problema do que contribuem para a sua solução, saiba que isso está matando a produtividade das pessoas – que poderiam estar utilizando esse tempo em outra atividade que trouxesse mais resultados. Aquelas reuniões em que você tem o corpo presente e a mente ausente, porque está pensando em outras urgências e atividades não precisam mais acontecer quando você utiliza uma ferramenta como a Rede Social Corporativa.

Isso porque, com a RSC as reuniões acontecem quando são realmente necessárias e se tornam mais produtivas. As discussões podem seguir online, diminuindo o número de reuniões e a troca de ideias torna-se mais produtiva dentro da rede. Aí as reuniões passam a acontecer apenas quando é necessário tomar ou comunicar uma decisão complexa, que necessita do olho-no-olho e são bem mais produtivas.

Leia mais dicas sobre reuniões no post “Como diminuir reuniões e aumentar a produtividade” 

O gerenciamento do seu tempo ainda continua sendo sua responsabilidade, mas a Rede Social Corporativa pode te ajudar a controlar melhor a agenda pois ela sincroniza seus compromissos e você consegue identificar onde e quando precisa estar presente.

Além disso, com uma cultura de produtividade dentro da empresa e utilizando a RSC, você consegue olhar para seus compromissos de uma forma mais crítica – principalmente os internos – e pensar “eu preciso mesmo participar fisicamente desse encontro ou posso discuti-lo pela rede?”

Boa parte das vezes, quando você se fizer essa pergunta vai perceber que o diálogo colaborativo (que seria mais uma reunião interna) pode acontecer dentro da ferramenta e você irá utilizar aquele tempo da agenda para outra atividade mais importante – e produtiva.

Acabe com interrupções inesperadas com RSC

Trabalho precisa de concentração. Seja a sua área criativa, técnica, de exatas, humanas ou independente da atividade que a equipe realiza, concentração e foco são necessários. Ao mesmo tempo, equipes precisam dialogar. O equilíbrio está em saber quando é hora de fazer o que.

A interrupção de um colega – seja para conversar aleatoriedades ou tirar uma dúvida importante – na maior parte das vezes não acontece com má intenção, mas pode atrapalhar a sua concentração. A “quebra” que acontece na tarefa que estava sendo executada, no momento em que o telefone toca ou alguém vem à sua mesa, pode prejudicar a sua produtividade naquela atividade específica. Mas isso é algo tão sutil. Como minimizar os danos?

Com uma RSC! A ferramenta pode reduzir o impacto negativo de interrupções pois diminui o número e a necessidade delas. Por meio da RSC você consegue se comunicar internamente com os colegas utilizando o chat e pode respondê-los quando estiver preparado para tal, sem ser interrompido bruscamente no meio da atividade que está fazendo naquele momento – e vice-versa.

Então, fica bem melhor deixar a interrupção inevitável do telefone, por exemplo, acontecer quando forem clientes e fornecedores ligando, não é mesmo?

Esvazie a caixa de e-mails com o CD

O e-mail já pode ter sido reconhecido como o mal do século por vários profetas mas, convenhamos, é bem complicado viver sem ele, principalmente no ambiente corporativo. Agora, para amenizar os seus efeitos colaterais: irritação, distração, ansiedade por ver a caixa sempre cheia, sentimento de impotência diante daquela pilha de cartas não lidas – a ferramenta de Comunicados Digitais é uma ótima opção, principalmente se a sua empresa abusa das campanhas de e-mail internas.

Por meio da ferramenta é possível criar murais de comunicados específicos ou fazer comunicados para toda a empresa. As discussões podem continuar sem virar um “Re:” por meio dos comentários e ainda é possível mensurar quem viu aquela informação e interagiu com ela  – o que nem sempre é possível no e-mail.

Além disso, com o e-mail é comum a perda de informações importantes nas constantes trocas de respostas entre todos os envolvidos, ou alguém acaba sendo não respondido. Com a ferramenta, sua equipe não terá mais esse problema graças às notificações e menções.

O número de e-mails trocados tende a diminuir drasticamente com a utilização do CD, pois a ferramenta também centraliza as discussões tornando-as mais práticas, objetivas e ágeis. Sem falar na segurança que a ferramenta oferece para trocar informações, que é muito maior do que a de e-mails ou ferramentas abertas como Whatsapp.

Com uma ferramenta de Comunicados Oficiais da empresa, de maneira digital, os colaboradores têm a informação que precisam na hora certa, sem que ela se torne uma distração e atrapalhe a sua produtividade. E, novamente,  assim como o telefone,o e-mail pode servir ao seu propósito original: falar com o público externo (clientes e/ou fornecedores).

Melhore processos e rotinas com a RSC

Processos claros e uma rotina definida são capazes de aumentar significativamente a produtividade. Nesse sentido, a Rede Social Corporativa é uma ferramenta essencial para empresas que trabalham com um grande fluxo de informações (mas que parece que estão sempre uma bagunça) ou organogramas complexos, porque ela ajuda a organizar tudo isso e extrair o máximo de cada um.

Imagine as informações e documentos que você precisa todas concentradas em grupos específicos. Nunca mais você vai precisar catar a ata daquela reunião estratégica, nem aquele plano de ação que você ficou horas montando, mandou para alguém por algum lugar e não lembra mais.

A RSC permite a troca destas informações de forma ágil e organizada, além de oferecer a possibilidade de você mencionar as pessoas que precisam ver aquilo e elas podem responder na própria postagem assim que visualizarem a informação – utilizando a ferramenta no computador do trabalho ou no celular.  

Além disso, a Rede Social Corporativa oferece um sistema de busca simples e fácil, onde você perde menos tempo para encontrar o que precisa e pode retornar à sua atividade anterior mais rápido, sem passar por distrações.

Outra vantagem sobre incorporar rotinas e processos à Rede Social Corporativa é que ela permite integrações. Você pode ver o outro sistema que utiliza da empresa dentro da área de aplicativos da RSC, a sua agenda, seu e-mail e diversas outras ferramentas que precisa para trabalhar – que antes ficavam espalhadas em várias abas do computador, todas em um único lugar.

Motive colaboradores utilizando uma RSC ou CD

No início do texto você viu que motivação está diretamente ligada à produtividade, porque o reconhecimento impulsiona as pessoas para fazer mais e melhor.

Quando falamos em motivação não precisamos falar apenas de aspectos financeiros, como bons salários e benefícios. Muitos dos seus colaboradores irão se sentir valorizados e mais motivados se forem reconhecidos dentro da empresa –  e isso os tornará mais produtivos.

A Rede Social Corporativa ou a ferramenta de Comunicados Digitais podem ajudar muito nesse sentido. Com elas, a empresa se aproxima mais dos colaboradores podendo criar um programa de reconhecimento periódico divulgando os destaques da organização ou criando uma campanha de feedback positivo para reconhecer talentos dentro da companhia.

Aí é a criatividade do RH ou da área que cuida da Comunicação Interna e do Endomarketing que deve ser apoderar da rede criando campanhas para incentivar mais ainda as pessoas.

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Endomarketing em Redes Sociais Corporativas
Leia nesse post como criar campanhas de endomarketing dentro de uma RSC que engajam o público interno.
Como fazer→

 

Recapitulando: como usar as funcionalidades da RSC ou CD para tornar sua empresa mais produtiva

As vantagens do uso de uma Rede Social Corporativa para aumentar a produtividade são evidentes. Agora, vamos repassar como cada funcionalidade pode ajudar na prática dentro da sua organização.

Para reduzir o número de reuniões e e-mails, melhorar processos, alinhar e motivar pessoas e criar uma cultura de produtividade:

Grupos

No que melhora a produtividade? Permite segmentar o público criando grupos para assuntos específicos, postar arquivos multimídia no grupo (texto, imagens, documentos), postar atas e formalizar decisões e discutir ideias.

Arquivos

No que melhora a produtividade? Viabiliza o compartilhamento de documentos importantes com os colegas (do Google ou do computador), e a validação desses documentos sem precisar realizar reuniões ou começar discussões infinitas por e-mail.

Menções

No que melhora a produtividade? É possível acionar as pessoas chave quando você precisa delas, marcando uma ou mais pessoas em posts, comentários, arquivos, comunicados e grupos.

Notificações

No que melhora a produtividade? Tanto na versão web ou mobile você é notificado sobre os assuntos que precisam da sua atenção e você pode escolher como quer ser notificado quando se conecta às ferramentas.

Chat

No que melhora a produtividade? Os colaboradores podem interagir com os colegas sem interrompê-los – o que poderia atrapalhar a sua produtividade – de maneira ágil e fácil. É possível falar com pessoas individualmente ou criar uma conversa em grupo.

Comentários

No que melhora a produtividade? Em vez de fazer reuniões ou enviar e-mails você pode discutir assuntos pertinentes à empresa em um ambiente seguro por meio dessa funcionalidade. Além disso, todo o histórico da discussão ficará ali, sendo facilmente acessado caso algum funcionário precise.

Feed

No que melhora a produtividade? O feed de publicações e comunicados das ferramentas aumenta o alcance das Comunicações Internas e aproxima setores que precisam interagir mas não ficam no mesmo lugar fisicamente.

Busca

No que melhora a produtividade?
Você não perde nenhum detalhe importante e sabe onde vai encontrar tudo o que precisa.  Com a RSC ou o CD as informações ficam concentradas em um só lugar e com a busca facilitada você tem mais tempo para focar em atividades realmente importantes.

Versão mobile

No que melhora a produtividade? O aplicativo mobile das duas ferramentas é outra vantagem que pode melhorar a produtividade na sua empresa porque permite o acesso às informações importantes na palma das mãos e em qualquer lugar. Além disso, ele facilita a aproximação e conexão de unidades dispersas, lideranças, equipes remotas e pode até tornar o home-office – prática também muito comum para aumentar a produtividade – uma realidade.

Conclusão

Aumentar a produtividade da sua empresa pode não ser uma tarefa simples porque exige uma mudança de comportamento das pessoas que constroem a companhia. Porém, como você viu nesse texto, pode ser fácil operar essa mudança se você começar estruturando uma Comunicação Interna que incentiva uma cultura mais produtiva, por meio de ferramentas de Comunicação como uma Rede Social Corporativa ou Comunicados Digitais.

A Rede Social Corporativa é uma ferramenta que contribui em nível estratégico para melhorar os índices de produtividade porque ela facilita o trabalho, enquanto ajuda na redução de custos com telefone e servidores de e-mail e ainda diminui o desperdício de tempo com atividades corriqueiras e distrações durante a jornada de trabalho.

Já a ferramenta de Comunicados Digitais torna a troca de informações – principalmente em nível institucional – mais simples e ágil, permitindo uma Comunicação mais segmentada e um maior alcance dos avisos que circulam internamente na empresa, versátil a ponto de ser ideal tanto para colaboradores de escritório como colaboradores operacionais que nem sempre tem acesso aos canais digitais de Comunicação da empresa.

Se você está pensando em aumentar a produtividade da sua organização, saiba que nessa hora o canal de comunicação e a integração das ferramentas utilizadas pela organização ajudam os colaboradores a produzir mais.

Tanto com uma Rede Social Corporativa como com Comunicados Digitais, os colaboradores conseguem manter o foco por mais tempo nas suas atividades, pois sabem onde as informações estão quando precisar delas. Com isso, não é mais necessário olhar a caixa de entrada do email de 10 em 10 minutos, nem perder o famoso “fio da meada” por estar indo para uma reunião que talvez não precisasse acontecer.

Utilizando qualquer dessas ferramentas, você vai notar um nível mais elevado de organização dentro da empresa pois pode centralizar seus arquivos, informações, assuntos, reuniões. Além disso, conseguirá motivar pessoas para torná-las mais produtivas fazendo campanhas de comunicação mais atraentes e poderá mensurar o aumento dos resultados dessa trabalho.

E aí, será que a sua empresa está pronta para ser mais produtiva?

Veja na prática como uma RSC funciona assistindo o vídeo aqui ou clique no banner abaixo para conhecer melhor a ferramenta de Comunicados Digitais:

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