Hierarquia da informação: como definir a da sua empresa

Na edição nº 17 da Revista Cultura Colaborativa tratei sobre as “8 fases para se fazer um planejamento de Comunicação Interna profissional”.  Resolvi detalhar melhor cada fase aqui no blog e a primeira etapa que tratou sobre como fazer um diagnóstico da Comunicação Interna na sua empresa já está disponível.

Neste post vou aprofundar a discussão sobre a fase 2 do planejamento que consiste em definir a Hierarquia da Informação. Para realizar esta etapa, é necessário delimitar a natureza das informações, pois isso é o que dará a noção de ordem e importância do que deve ser comunicado prioritariamente, das vertentes da comunicação que merecem mais atenção dentro da empresa e das que precisam ser reestruturadas, por exemplo.

Após fazer o diagnóstico da comunicação interna será necessário fazer a tabulação dos dados. A partir deles é que a comunicação terá o caminho apontado que precisa seguir. As informações quantitativas podem ser analisadas estatisticamente, gerando resultados que podem ser segmentados até por perfil de colaboradores. Já os dados qualitativos podem ser analisados e organizados por frequência.

Como falei anteriormente, para definir a hierarquia da informação dentro da empresa é preciso delimitar a natureza da informação, ou seja, se é operacional, estratégica, técnica ou motivacional, além do tipo de mensagem e da imagem que se pretende divulgar e difundir dentro da empresa – comprovada por dados, números, análises e comentários.

Este será o momento de definir quais serão as ações mais pertinentes ao Planejamento de Comunicação Interna. Na comparação com uma consulta médica, o diagnóstico já foi dado, agora é a hora do tratamento. Ao estabelecer a hierarquia você estará firmando os alicerces que sustentarão todas as atividades posteriores, levando em conta as bases estratégicas de “onde”, “como”, “quando” e “por que” a empresa quer chegar a determinado resultado, além de “quem” serão os responsáveis por os guiar os demais para atingi-lo. Esta também é a hora de inserir novas metas, a fim de tornar real a visão da empresa. Segue um exemplo.

Se no diagnóstico grande parte dos colaboradores sinaliza falta de orientação estratégica no trabalho realizado, ou seja, não está claro o motivo pelo qual eles desempenham o trabalho no dia a dia – este é um indicador para que no Planejamento de Comunicação Interna as reuniões face a face com a liderança e suas equipes sejam intensificadas, ou para que seja realizada uma campanha de reforço da importância do papel dos colaboradores no atingimento das metas daquela empresa, por exemplo.

Na hora de pensar as melhores estratégias e ações para superar os desafios diagnosticados, a natureza da informação precisa ser levada em conta, já que ajudará na determinação da forma pela qual as mesmas serão propagadas.Uma possível segmentação pode ser feita da seguinte maneira:

Informações operacionais

A empresa deve focar no fluxo das informações operacionais em sua hierarquia da informação quando sente que precisa dar vazão a grande quantidade informações geradas, que vão desde benefícios, realizações da empresa e divulgação de ações externas e internas até a ratificação do papel de cada um nos processos de trabalho.

Informações estratégicas

A natureza da informação é mais estratégica quando a principal dificuldade é orientar as ações das pessoas em direção ao proposito estratégico da empresa, esclarecer os processos produtivos e mercados de atuação, estimular atitudes relacionadas à estratégia e propagar os valores corporativos.

Informações técnicas

A hierarquia da informação deve estar centrada na fluidez das informações técnicas quando identifica a necessidade de oferecer às pessoas conteúdos úteis não só para seu dia a dia de trabalho na realização das tarefas internas, mas também no sentido de mantê-las motivadas com conhecimentos novos  e, ainda, informações relacionadas externamente com a empresa para agregar relevância e vida útil aos canais internos.

Informações motivacionais

O foco deve ser melhorar o fluxo de informações motivacionais quando a intenção é valorizar as pessoas, melhorar o clima organizacional, construir uma identidade comum, reconhecer o indivíduo e as pessoas como protagonistas dos resultados e as conquistas da empresa.

De maneira geral, a fase de Hierarquia da Informação, deve ser um processo cíclico e continuado de orientação aos comunicadores em relação ao foco da empresa e de sua imagem no mercado de trabalho – já que o objetivo principal é construir um ambiente colaborativo, inovador e propício ao atingimento das metas. Isso ocorre na medida em que os colaboradores passam a ter melhor percepção sobre a importância do trabalho que desempenham e, por consequência, geram um maior número de interações diferenciadas com o ambiente que estão inseridos. A partir desse ponto, espera-se que a relação entre empresa e colaborador atinja um patamar importante, favorecendo a imagem da organização frente ao mercado e a percepção positiva do colaborador em relação ao que está recebendo em troca pelo seu trabalho.

No próximo post, vou tratar de um item que ainda tira o sono de muitos comunicadores: a Política de Comunicação Interna, uma ferramenta essencial para a rotina da área, que visa orientar e integrar todas as ações de comunicação da empresa, formalizando um processo que nem sempre as pessoas percebem que ocorre.


A SocialBase, em parceria com a Progic, lançou um kit completo com conteúdos que podem ajudar sua empresa a fazer uma excelente mensuração da comunicação interna e os dados poderão também ajudar nessa fase do planejamento.

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Flávio

Flávio Morasco Benetti

É Life e Professional Coach, com certificação pela International Association of Coaching (IAC). Especialista em comunicação (pessoal, profissional e empresarial) e cultura corporativa.
Possui mais de 15 anos de experiência nas áreas de comunicação e marketing. Graduado em Comunicação Social, com MBA em Gestão de Marketing e Trends & Innovation. Para saber mais, visite www.fmbenetti.com.br.