Implementando uma ferramenta de Comunicação Interna com sucesso

A aquisição de uma nova ferramenta de comunicação exige o mínimo de planejamento e orientação para sua utilização, e que seja possível mensurar alguns dados para mostrar seu potencial de tornar-se um canal eficiente e estratégico. A ferramenta também deve cumprir com as expectativas e objetivos que foram traçados no momento de sua adesão e, por isso, toda implementação de sucesso deve passar por três grandes fases: diagnóstico, alinhamento e plano de ação.

Comece pelo diagnóstico

Pesquisa com o público interno

O objetivo desta etapa da implementação é reunir informações para entender como a comunicação é vista na empresa. Durante a pesquisa, é importante identificar o perfil do público, quais assuntos engajam mais e quais gaps existem que podem ser solucionados pela ferramenta contratada.

A aplicação da pesquisa de diagnóstico não pode durar mais do que uma semana, dependendo do número de colaboradores da empresa. Nesse processo já deve estar incluído o período de tabulação dos dados.

Leia mais “Como fazer um diagnóstico da Comunicação Interna na sua empresa” por Flávio Benetti, especialista em Comunicação e Cultura Corporativa.   

Mapeamento da visão das lideranças

Sem o engajamento dos líderes, será muito difícil engajar os demais colaboradores para usar a ferramenta, afinal eles não verão sentido ou sentirão receio em utilizar algo que nem seu próprio líder utiliza. Por isso, os líderes têm um papel fundamental na implementação.

 Durante o diagnóstico, busque identificar quais são os problemas enfrentados e quais suas expectativas quanto à comunicação por parte da liderança, mapear o que, para cada líder, seria uma comunicação eficiente e o quão abertos eles estão para aderir a uma nova ferramenta de comunicação.

Mapeamento dos fluxos de trabalho das áreas

Uma nova ferramenta só terá sucesso e será efetiva na sua empresa se ela fizer parte dos fluxos de trabalho dos colaboradores. Caso contrário, ela será vista como algo secundário e ignorada por todos. Os colaboradores e líderes precisam ver a nova ferramenta como parte integrante de suas rotinas e sem a qual não será possível ser 100% produtivo.

Por isso, mapeie os fluxos de trabalho de todas as áreas da empresa para que você preveja no plano de ação como cada área poderá utilizar em seu dia a dia a nova ferramenta de comunicação. Sabendo como a ferramenta poderá ser utilizada em cada área, será mais fácil, inclusive, convencer a liderança e engajá-los com a nova ferramenta, bem como seus liderados.

Baseie-se no plano de negócios da empresa

O plano de negócio da empresa é onde estão registrados todos os objetivos, metas e estratégias da empresa para o curto, médio e longo prazo, e a melhor maneira de conseguir engajar todos os colaboradores e tornar a comunicação efetiva é alinhando-a às estratégias, metas e objetivos da empresa.

Além disso, ao alinhar a comunicação ao plano de negócio da empresa, será mais fácil conseguir mais investimentos para a área, como a contratação de mais pessoal ou mesmo de novas ferramentas ou incrementos para a nova ferramenta já contratada, pois será fácil mostrar como ela ajudará a empresa a atingir seus objetivos e metas.

Mapeamento dos fluxos de informação

O CEO da SocialBase, Radamés Martini, em artigo escrito para o Cultura Colaborativa, mostrou o quanto é importante mapear os fluxos de informação já existentes na empresa para que seja possível alcançar uma comunicação eficiente e mais estratégica.

Com o mapa dos fluxos de informação que acontecem na empresa, é possível direcionar o plano de uso da nova ferramenta para que ela consiga abarcar todos os fluxos ou aqueles que poderiam trazer mais resultados para a empresa e tornar a comunicação mais fluida, sem ruídos e estratégica.

Definição da hierarquia da comunicação

Além de mapear os fluxos de informação, ter claro qual é o tipo de hierarquia da comunicação mais frequente ou mais adequado para a empresa é muito importante na hora de implementar uma ferramenta de modo eficaz e que traga resultados tangíveis para a empresa.

A hierarquia da informação diz respeito à natureza das informações que circulam no ambiente de trabalho, como o especialista em comunicação interna Flávio Benetti já comentou neste texto no Cultura Colaborativa, e ela está diretamente ligada aos desafios da empresa com relação à comunicação.

Ao mapear a hierarquia da informação, você conseguirá, por exemplo, dizer se as principais informações que devem circular são as operacionais ou estratégias e se as informações técnicas devem circular para todas as áreas. Com essas respostas, será possível criar um plano de ação mais focado em resolver problemas específicos de cada área relacionados à comunicação que impactem no alcance dos resultados da empresa.

Siga para o alinhamento

Definição de objetivos

Uma frase atribuída a Sêneca expressa bem esse ponto: “Enquanto o homem não souber para que porto quer ir, nenhum vento será o vento certo”. Do mesmo modo será com a comunicação interna. Enquanto não houver objetivos claros para a comunicação, nenhuma ação será correta.

Quando a comunicação tem objetivos claros, é mais fácil priorizar as ações e os recursos, mensurar seu sucesso e adotar medidas para melhorar cada vez mais a comunicação dentro das empresas. E lembre-se: o objetivo da comunicação precisa ser como um objetivo específico do objetivo geral da companhia, pois assim fará sentido para a diretoria investir nessa área, e a área irá buscar soluções mais adequadas para alcançá-lo.

Definição de metas

Metas nada mais são do que os caminhos que a comunicação interna percorrerá para alcançar o objetivo proposto no planejamento. É, em outras palavras, uma maneira tangível de visualizar seu progresso com relação ao atingimento do objetivo.

Leia mais “Veja como vencer o desafio da mensuração da comunicação.

Uma maneira de construir metas é usando a metodologia SMART, um acrônimo para as palavras, em inglês, Specific (específica), Measurable (mensurável), Assignable (atribuível), Realistic (realista) e Time-based (limitada no tempo).

É importante também lembrar que nem todas as metas terão como ser mensuradas de maneira quantitativa, mas sempre deve existir uma maneira de mensurar o sucesso de uma ou mais ações de maneira qualitativa.

Kit Indicadores de Comunicação Interna
[Kit] Indicadores e métricas de Comunicação Interna
Tudo o que você precisa para começar a mensurar a sua Comunicação Interna.
Baixe agora

Definição de SLAs

SLA é a sigla para Service Level Agreement, que significa, em português, “Acordo de Nível de Serviço – ANS”. É uma espécie de acordo feito entre quem fornece um serviço e o quem se beneficia dele. Nesse caso, o SLA deve ser feito tanto com a fornecedora da sua nova ferramenta de comunicação quanto dos usuários finais dela.

É preciso deixar claro quais serão as responsabilidades de cada parte nesse acordo e como elas serão cobradas se não forem cumpridas, quais as garantias e direitos de cada parte etc. O SLA da comunicação deve servir, portanto, para organizar o processo de comunicação na empresa e o contato com sua fornecedora.

Com o crescimento dentro das empresas do mindset de data driven em áreas estratégicas, uma comunicação que se pretende eficaz e estratégica para a empresa, que não quer mais ser a primeira a sofrer cortes em momentos de crise, é muito importante

Definição de responsáveis

Todas as ações da comunicação devem ter um responsável. Por isso, é muito importante que no momento da implementação da nova ferramenta, todos saibam exatamente quais são suas responsabilidades: quem atualizará a ferramenta, quem irá moderar (se for o caso), quem irá coletar dados para mensurar o sucesso das ações etc.

Uma sugestão é utilizar a Matriz RACI, uma excelente ferramenta para atribuir responsabilidades em um processo, projeto, serviço ou dentro de uma área. RACI é o acrônimo de Responsável (quem irá executar a atividade), Autoridade (quem irá responder pela ação), Consultado (quem deve ser ouvido antes de uma tomada de decisão) e Informado (quem deve ser comunicado quando uma ação for executada).

Com o diagnóstico em mãos e o alinhamento feito, é hora de partir para o plano de ação.

Plano de ação

Criação ou ajustes no plano de comunicação

Quando uma empresa adquire uma nova ferramenta, ela deve estar dentro do planejamento da comunicação, ou sua aquisição não fará sentido. No entanto, como cada ferramenta possui características próprias, é provável que o planejamento da comunicação passe por alguns ajustes para prever os benefícios e desafios da nova ferramenta.

Por outro lado, caso a empresa não tenha um planejamento estruturado, é importante começar a desenvolvê-lo, pois a ferramenta é o suporte das ações que buscarão atingir algum ou alguns objetivos. Nesse caso, a sugestão é procurar uma ferramenta na qual a empresa fornecedora possa contribuir com o planejamento da comunicação, já que, provavelmente, ela terá especialistas na área com larga experiência.

Criação do plano de ação

Com os devidos ajustes feito no plano macro da comunicação, é importante planejar todas as ações que serão executadas com o auxílio da ferramenta. Lembre-se das recomendações anteriores: as ações precisam ter um objetivo específico, metas claras, seus responsáveis e executores etc.

A dica é que, no momento da implementação, as ações estejam voltadas para ambientar e engajar os colaboradores com a nova ferramenta, para que todas as ações posteriores, que vão impactar positivamente nos objetivos da empresa, tenham seus objetivos alcançados.

Artigo escrito originalmente para a edição número 20 da Revista Cultura Colaborativa. Veja mais textos aqui!

8 Passos Planejamento de Comunicação Interna
[eBook] Planejamento de CI: O Guia Completo
Sua empresa pode ter um planejamento profissional de CI. Aprenda por onde começar:
Baixe o material 
Kleiton

Kleiton Reis

Jornalista que se encontrou no marketing, apaixonado pelas mídias digitais e que acredita que a tecnologia vai ajudar a mudar o mundo.