Alcance na Comunicação Interna: por que ele é tão importante?

Não se preocupar em pensar na forma como a mensagem irá chegar “na ponta” e nem em como ela deverá (e irá) atingir todas as camadas de colaboradores da empresa é como se preparar para uma final de Campeonato, vestir seu melhor uniforme, e jogar sozinho, marcando gol em um Maracanã vazio.

Um esforço em vão. Afinal, sem alcance na Comunicação Interna não há plateia, nem engajamento e nem propósito – muito menos os resultados esperados.

 

Comunicação sem alcance = Comunicação frustrada

Imagine que você ou sua equipe é responsável pela criação de uma campanha super importante, aquela que a gerência está cheia de expectativas.

 

Você passa tempo pensando no uso das palavras mais adequadas, pede a aprovação de todos os envolvidos, elabora um layout e uma apresentação visual caprichados – pensando em atrair e impactar ao máximo o público interno com a mensagem – sua frio de ansiedade antes lançamento e depois de todo esse trabalho para uma divulgação, ouve pelos corredores, dos colegas ou até dos próprios gestores algo do tipo: “Ué, não estou sabendo disso! Você ou sua área divulgaram? Isso foi comunicado para toda empresa quando?”

 

Um grande balde de água fria.

 

Esse é um cenário comum em muitas empresas, não porque a campanha era ruim ou você ou seu time, que estão na linha de frente da Comunicação da empresa, foram incapazes. Mas sim porque a Comunicação não chegou para os colaboradores com as informações que eles precisavam no tempo certo.  Ou seja, não teve alcance.

 

A informação foi divulgada. Por que só isso não é suficiente?

Muitos profissionais e áreas ainda ignoram que a Comunicação Interna segue um fluxo com início, meio e fim. Não dá pra parar no instante output, ou seja, na divulgação, e considerá-lo como a comprovação do sucesso na divulgação interna.

 

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Não, você não “fez a sua parte e pronto, tá acabado”. A máxima de comunicação do  “emissor – receptor” não funciona mais. O “meio” do processo de Comunicação Interna em uma empresa é repleto de variáveis que irão impactar direta ou indiretamente na trajetória – e no sucesso das ações da área. Por isso, além de disparar a mensagem (que é só o começo) e acompanhar sua performance (meio), o fim deste processo deve representar sempre um input para algo maior dentro da empresa.

 

A comunicação deve atuar como uma espécie de gatilho que irá direcionar o colaborador a uma ação ou a um entendimento coletivo. E não simplesmente numa dinâmica de simples repasse de informações.

 

Neste sentido, somente divulgar informações nos canais da empresa não é suficiente. Garantir o alcance da Comunicação é essencial para garantir também que a informação chegue e a mensagem seja retida pelos colaboradores – que por sua vez devem ser motivados à uma ação a partir dela (seja melhorarem a motivação, o engajamento, a produtividade, ou até mudar um comportamento).

 

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Os impactos negativos de uma Comunicação Interna sem alcance na empresa

Uma empresa que pensa em todas as suas áreas estrategicamente reconhece que uma Comunicação falha deixa seus colaboradores desalinhados aos objetivos que estão sendo perseguidos, e significa desperdiçar talentos, habilidades e força, afetando a produtividade – o que pode trazer prejuízos bastante palpáveis através dessa fuga de rota até que retorne à trilha a ser seguida. Segundo dados publicados pelo Holmes Report, nos Estados Unidos, por exemplo, as perdas causadas por uma comunicação ineficaz podem chegar a um prejuízo às empresas de US$ 26 mil por trabalhador ao ano.

 

Porém a  falta de alcance na Comunicação é uma falha aparentemente corriqueira, mas que, além de gerar uma grande frustração em equipes e profissionais responsáveis pela Comunicação, também trazem problemas como:

 

  • Descrédito da área de Comunicação frente diretores e gestores (e por isso ela não é têm sua importância reconhecida);
  • Falta de credibilidade da área de Comunicação com os colaboradores (e aí a rádio-corredor toma conta);
  • Excesso de trabalho para a área de Comunicação que precisa ficar replicando mensagens e campanhas em diversos canais até que a mensagem seja retida pelos colaboradores;
  • Sensação de excesso ou falta de informações para os colaboradores;
  • Baixo engajamento e motivação dos colaboradores que, por não serem comunicados de maneira eficiente sobre o que está acontecendo na empresa, perdem seu senso de propósito e ficam com a produtividade baixa;

 

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Esses são exemplos problemas comuns e mais visíveis, ou superficiais, que a falta de alcance causa. Os impactos negativos, mais graves e também mais profundos, são sentidos no negócio quando:

 

  • A cultura organizacional da empresa está fraca e falta transparência da gestão;
  • Os colaboradores não reagem bem à mudanças ou não correspondem à ações propostas pela empresa;
  • Os índices de turnover são altos;
  • As tarefas atrasam ou oportunidades são perdidas e a empresa tem uma queda em seus indicadores de de performance e mercado;
  • Há perda de dinheiro por retrabalho ou multas trabalhistas;

 

Sem falar que dá brecha aos ruídos, tão comuns nos dias de hoje no meio corporativo, uma praga que é bem capaz de transformar uma informação que tinha tudo para ser positiva em insegurança e medo. E por que? Simplesmente, porque não houve uniformidade na disseminação e os tempos diversos culminaram num entendimento de priorização imaginária de um grupo em relação ao outro. Isso parece um pouco confuso pra você? Acredite, em muitas organizações é assim.   

 

3 dicas para melhorar o alcance da Comunicação na sua empresa

 

Orquestrar todo o processo de comunicação e controlar as variáveis que irão interferir no caminho, entre o diálogo empresa-colaborador, é um desafio que pode ser vencido pela área ou profissional responsável pela Comunicação respondendo algumas perguntas básicas.

Confira, abaixo, alguns dos principais pontos a serem considerados na hora de melhorar o alcance da Comunicação Interna:  

 

#1 Timing – quando é a hora certa pra falar?

O tempo em que a informação deve chegar aos seus funcionários deve ser sempre considerado, impreterivelmente. Muitas são as reclamações de que as notícias não chegam ou chegam atrasadas, às vezes, quando todos já sabiam de algo via canais não-oficiais (em versão nada institucional) ou até por canais externos.

 

Aí, retomar à mensagem original, sem viés, acaba se tornando um esforço sobre-humano. Há quem diga até que é quase impossível consertar um pensamento que já se entranhou internamente. Por isso, para que a sua Comunicação Alcance todo o público interno corretamente, ele deve ser uma prioridade na hora de saber do que está acontecendo.  

 

No quesito Timing, leve também em consideração o melhor momento em termos sensíveis à cultura institucional, do contrário os colaboradores podem sentirem-se traídos ou enganados.

Aqui também é possível considerar, além da hora certa, qual o público certo para receber a mensagem, e pensar em segmentar a Comunicação Interna.

 

#2 Canais – o que irei usar para falar?

Se você tem um mix de canais internos à sua disposição, tenha em mente que isso não significa que tudo serve para todos. Há os mais densos, que demandam um certo nível de aprofundamento, e outros simples ao extremo; há os extraordinários, com periodicidade indefinida, e ainda os diários, semanais, quinzenais; há os visuais e os textuais; os palpáveis e os exclusivamente viáveis pelo meio digital.

 

Lembre-se que o canal faz toda diferença no processo de Comunicação Interna. Por isso, encontrar o canal mais adequado à sua informação e ao acesso do colaborador é essencial. Para fazer isso tente se colocar do outro lado. Pense como se dá a “experiência” dele dentro da empresa, sua rotina de trabalho, os locais onde circula etc. Será nesses pontos de contato que sua comunicação deve ter alcance e atingi-lo de forma rápida e natural.

 

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#3 Barreiras internas – tenho todas elas plenamente identificadas?

As barreiras existem e, por isso, é preciso que elas sejam primeiramente identificadas com exatidão. Só depois é que deve-se pensar em retirá-las do caminho para obter um melhor alcance da sua Comunicação.

 

As barreiras podem ser semânticas, quando um determinado grupo apresenta estilo ou linguagem diferente de grande parte da empresa; podem ser geográficas, no caso de equipes presentes em mais de uma cidade, onde o impacto maior ficará por conta da distância e da dificuldade de deslocamento; ou até mesmo psicológicas, quando estão ligadas a preconceitos e sentimentos em relação ao outro ou a um grupo.

 

Ainda que não haja solução para que essas barreiras sejam dissolvidas, é necessário ter um plano para neutralizá-las ou, então, criar uma solução eficiente de ultrapassá-las sem desvio.

As barreiras internas podem ser identificadas por meio de um diagnóstico de Cultura Organizacional, por exemplo. Se você precisa aplicar um na sua empresa e não sabe pode onde começar, pode fazer o treinamento gratuito que desenvolvemos em parceria com a Mobiliza. Basta acessar o link abaixo: 

 

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Líderes – eles estão devidamente capacitados para o desdobramento interno?

Toda empresa permeia entre seus canais e processos o endosso dos seus líderes, e muitas vezes são eles os principais influenciadores do discurso institucional.

Muitas vezes, por conta justamente de algumas barreiras internas, são essas pessoas que colaboram no desdobramento da comunicação.

 

Por isso, para ter alcance na Comunicação Interna é essencial oficializar essa relação e a responsabilidade desse grupo para que o processo realmente acontece de maneira fluida. Importantíssimos em empresas de todos os perfis, mas imprescindíveis principalmente em empresas que têm em sua maioria colaboradores em nível operacional, onde o “olho no olho” ainda dita as regras do negócio.

 

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Ao refletir sobre esses três questões você estará garantindo não só um maior alcance mas também uma maior eficiência na sua Comunicação Interna.

Além dessas questões, uma dica infalível – e que vale não apenas em termos de alcance, mas em todos os sentidos da Comunicação Interna, é trabalhar no sentido de tornar essa troca de informações um hábito cada vez mais natural para a empresa. Uma orientação que independe até mesmo do modelo de gestão predominante.  (Dica: você pode começar fazendo um Diagnóstico de Comunicação Interna para descobrir informações importantes para esse processo).

 

Neste sentido a empresa irá perceber que comunicar não é agrado nem supérfluo, mas estratégia focada no negócio, que traz benefícios como equipes mais preparadas e engajadas, e os colaboradores, que transformam intuitivamente seu trabalho em sentido para as suas vidas.

 

Cintia

Cintia Laport

Jornalista, pós graduada em Marketing Empresarial pela Universidade Federal Fluminense. Profissional da área de Comunicação, Iniciou a carreira como repórter e posteriormente editora jornalística de revistas segmentadas, através de coberturas nacionais e internacionais. Nos últimos 13 anos, ficou à frente dos setores de Comunicação e Marketing de grandes empresas comandando uma equipe multidisciplinar responsável por todas as atividades envolvendo público interno e externo. É especialista em endomarketing, comunicação interna, publicações e mídias sociais.