Intranet: tudo o que você precisa saber sobre essa ferramenta

Ao ouvir a palavra intranet, o que vem a sua mente? Para muitas pessoas ela traz a ideia de algo institucional e seguro. Para outras, algo desatualizado e obsoleto. Independentemente se na sua empresa ela é uma peça de museu ou um canal principal de comunicação, a intranet ainda é uma ferramenta muito popular, mas que divide opiniões e carrega consigo dúvidas sobre adesão, uso e evolução.

Para sanar estas dúvidas e mostrar um review geral, preparamos este post com tudo que você precisa saber, desde um pouco da história da ferramenta e a sua evolução, para que você entenda e possa definir se este é o canal ideal para sua empresa. Além disso, fizemos um eBook especial sobre o assunto para você descobrir se ela funciona para a comunicação interna e como identificar se ela é a ferramenta que você precisa para se comunicar com seus colaboradores.

O que é uma intranet 

Com os primeiros passos da popularização da Web no início dos anos 90, instituições militares e educacionais começaram a testar portais com conteúdos internos acessíveis por computadores em rede. E assim nascia um primeiro escopo do que viria a ser uma intranet como conhecemos hoje nas empresas.

O objetivo inicial da intranet era armazenar informações institucionais relevantes, servindo como acervo digital para documentos da organização. Em muitas instituições, elas vieram antes da própria internet e serviram como ponto de referência virtual para todos os colaboradores da companhia. Hoje, ela continua sendo um repositório de informações e também é considerada como um meio comunicação de fluxo descendente (também chamado de vertical ou top-down), que serve para repassar comunicados institucionais.

Dos anos 90 até hoje muitas coisas mudaram no mundo corporativo, e a intranet também tentou evoluir e acompanhar esse movimento:

A chamada intranet 1.0, com design e funções simples, foi a primeira a se popularizar como ferramenta de trabalho. Ela se restringia basicamente à uma página para armazenar informações estáticas, formulários e políticas de ordem institucional.

A intranet 2.0 é mais próxima do que conhecemos hoje, com melhorias de layout e funções. Ela é uma tentativa de tornar o sistema mais amigável aos colaboradores, trazendo funcionalidades de RH e também sendo utilizada como portal de notícias interno das empresas.

Apesar disso, o ambiente de trabalho não para de mudar. As novas gerações esperam coisas diferentes das empresas, e vêm moldando novos perfis de colaboradores, o que exige novos modelos de gestão e formas de comunicar. As empresas também precisam acompanhar a evolução tecnológica, que acontece hoje com muito mais agilidade, para não se perderem no tempo. Em meio a esse movimento a intranet, posiciona-se não como principal ferramenta, mas sim uma parte do digital workplace das empresas, uma tendência que combina diferentes canais para compor um ambiente digital de trabalho para os colaboradores.

 

intranet evolucao

Intranet funciona para a comunicação interna?

A intranet é considerada um canal de comunicação interna, mas a sua eficácia como principal ou único meio de comunicação vem sendo contestada ao longo do tempo.

Em 2006, Jane McConnel, da Net Estrategy JMC, realizou a pesquisa “A organização age no digital” para mensurar a eficácia das intranets. Segundo a avaliação, a gestão da maioria das empresas não sabe como as pessoas estão trabalhando e quão útil a ferramenta realmente é quando utilizada como principal ou única solução. Já em 2012, um estudo feito pela consultoria McKinsey, mostrou que para aumentar a produtividade e aumentar o conhecimento dos colaboradores sobre a empresa, e consequentemente o seu engajamento, tecnologias que são mais sociais têm 25% mais chance de êxito.

Com relação mais direta à comunicação interna, a Kellog School of Management afirma que ferramentas ou canais de comunicação mais sociais melhoram a fluidez da informação na empresa, pois os colaboradores encontram com mais facilidade informações ou dialogam com pessoas e setores dos quais precisam para realizar seu trabalho, e participam mais ativamente em rede – em vez de acessar a intranet só uma vez no mês, como acontece comumente.

Outro indício de que a intranet pode ser usada como uma ferramenta de comunicação, mas que ela pode não ser tão eficiente quanto as empresas necessitam, é o fato de que outras ferramentas como chats e e-mail ainda são usados para a comunicação interna, muitas vezes criando um mix de ferramentas desconectadas e sem coerência em seu tom e linguagem.

Este problema apenas contribui para confundir o colaborador, pois há um excesso de inputs e a cria a sensação de overdose de informações que não são transformadas em conhecimento e inteligência para melhorar a rotina e aumentar a produtividade dos colaboradores.

Por muitos anos, as intranets foram suficientes para suprir as necessidades de comunicação interna em empresas. Afinal, esses sistemas de comunicação interna eram leves e bem estruturados para armazenar informações de seu interesse. Porém, as organizações evoluíram e os usuários de tecnologia também. Eles acompanharam todo um processo de desenvolvimento da Web, acostumando-se a certos recursos que hoje se tornaram commodities no mercado online. Além disso, questões como segurança da informação, integração e colaboração entre times entraram em pauta na hora de escolher um canal de comunicação.

Por isso, é importante que hoje uma ferramenta de comunicação não apenas armazene informações, mas contenha recursos para o compartilhamento de conhecimento, organização dos conteúdos publicados, layout atrativo para os usuários, deve ser segura para empresas e, principalmente, oferecer opções de mensuração dos resultados, já que, mais do que nunca, a comunicação interna precisa de métricas e indicadores para mostrar o seu valor estratégico e o seu retorno sob investimento.

Por isso, podemos entender que a intranet compõe sim o leque de ferramentas de comunicação interna que uma empresa possui, porém esses sistema raramente será eficiente sozinho. Além de uma ferramenta, a comunicação interna precisa de estratégia, planejamento e métricas para manter sua coerência. Isso porque hoje ela vai além do repasse de meros comunicados institucionais em uma estrutura estática. Ela precisa ser ágil, atuar na retenção de talentos junto ao RH, aproximar a liderança das equipes, ser o o espaço para diálogo entre empresa e colaborador e uma aliada da cultura organizacional da empresa. E não é possível abarcar todas essas funções deste novo panorama na estrutura engessada e pouco interativa.

A intranet é a ferramenta ideal para minha empresa?

Indo direto ao ponto, a resposta para a pergunta deste capítulo é: depende. Se você está pensando em aderir à uma nova solução de comunicação interna, há muitas variáveis para se pensar antes de escolher. Nem sempre a solução que atende às necessidades da empresa ‘X’ do seu segmento vai atender à realidade da sua organização. Por isso, o mais indicado é fazer uma pesquisa com o público interno para identificar preferências, hábitos, costumes e perfis dos colaboradores. Com essas informações você poderá entender qual canal terá mais aderência, alcance e engajamento, antes de desenvolver uma intranet internamente (o que demandaria um bom investimento de capital humano da sua área de TI) ou sair assinando contratos com fornecedores.

Quer saber como descobrir se a intranet é ideal para a sua empresa e descobrir ferramentas alternativas? Baixe gratuitamente o “Guia Completo da Intranet”.

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Kleiton

Kleiton Reis

Jornalista que se encontrou no marketing, apaixonado pelas mídias digitais e que acredita que a tecnologia vai ajudar a mudar o mundo.