O que é gerenciamento de projetos e para que serve

Já pensou em começar a construção de uma casa pelo segundo andar, sem que nenhuma outra base esteja pronta? Você pode imaginar que a pergunta, assim como a ideia, não fazem o menor sentido. Porém, se falarmos de outros projetos, um sistema de irrigação ou e um software, muitas vezes, a conversa é outra.

Luiz Felipe Kohler, desenvolvedor de software da SocialBase, destaca que em muitos casos o cliente chega apenas com a ideia final do produto, sem ter um planejamento ou mesmo noção de como o produto deve se portar frente ao usuário.

Esta abordagem é prejudicial não somente a quem irá executar o trabalho quanto ao contratante e, claro, ao usuário. Uma vez que não há um projeto definido, o entregável sofre com constantes alterações e muitas vezes refações completas.

Para Dairton Bassi*, especialista em gestão de projetos, há dois pontos essenciais à execução de um projeto: pessoas e processos. Ele conta em entrevista ao Cultura que não possuir planejamento compromete recursos financeiros e pessoais.

O que é gerenciamento de projetos e para que serve?
De uma forma mais abrangente é aplicar uma série de habilidades, práticas e conhecimentos que irão ajudar na condução de um projeto, para que ele seja realizado de maneira mais eficaz. Em outras palavras, é aplicar de forma adequada as competências que irão ajudá-lo a realizar um projeto. Seja ele qual for.

Como uma empresa deve tratar um novo projeto? Deve setorizá-los ou trabalhá-los ao mesmo tempo?
Isso depende da quantidade de pessoas e recursos envolvidos, me refiro aqui a recursos de equipamentos, financeiros, etc, ou seja, tudo o que estará disponível. Outro ponto a ser avaliado é a questão de dependência entre os projetos. É possível realizá-los em paralelo ou há uma sequência lógica à execução.
Então, é uma questão que tem que ser muito bem avaliada para ser respondida. Isto é, se tem recursos infinitos é possível paralelizar estes projetos, claro, se não houver uma dependência entre eles.

É interessante informar toda a empresa sobre o desenvolvimento de um projeto ou ele deve ficar restrito a quem está atuando nele?
Devem saber do projeto todas as pessoas que puderem contribuir com ele, isso irá contribuir muito com o sucesso do projeto. Na minha visão, o expor para pessoas que não precisam saber, principalmente de fora da empresa não é desejável. É desnecessário. E, acima de tudo, dependendo do tipo do projeto você pode correr algum risco.
No entanto, considerando o ambiente interno da empresa, se houver pessoas potenciais que possam ajudar a concluir, ou avançar o projeto, quanto mais informações forem compartilhadas, mais haverá contribuição ao objetivo final.
Então, no geral, o importante de um projeto é, primeiro: comunicar de forma clara e transparente quais são os seus objetivos e como as pessoas podem contribuir com isso. Estas informações são primordiais para receber contribuições e, claro, quanto mais elas forem publicas, mais pessoas irão contribuir ativamente com o projeto.

A comunicação transparente está diretamente ligada ao bom desenvolvimento do projeto?
Sim, pensando em transparência esta palavra torna-se bem adequada, porque se não há transparência, no que se diz respeito ao projeto, haverá uma gasto de energia gigantesco, pois as pessoas não sabem quais são os objetivos do projeto. O ideal é criar um canal transparente para que as pessoas tenham a visibilidade sobre em que etapa o projeto está e para onde vai. Quando são disponibilizadas estas informações, as pessoas têm a possibilidade de colaborar mais e saberem quais são os esforços necessários.
Claro, tudo isso precisa ser feito de uma forma coordenada, não é simplesmente comunicar: ‘temos um projeto’; disseminar informações e esperar que as coisas aconteçam magicamente. É preciso que haja uma orquestração deste processo. Gosto muito desta palavra orquestração, pois ela é o inverso de controle. Ela tem um significado muito forte sobre a forma como envolve-se as pessoas e, além disso, aliada a transparência, elas são primordiais para fomentar a colaboração.

Qual a importância da colaboração na produção de um projeto?
Na minha opinião a colaboração é muito importante, porque os projetos são realizados por pessoas e se elas estão realizando o trabalho de forma proativa, a chance de dar certo é muito maior. Se prestarmos atenção, há dois elementos fundamentais quando se fala em gestão de projetos. O primeiro são as pessoas e o outro os processos.
Porém, quanto mais você investe em processos, menos se deixa espaço para as pessoas contribuir. O lado positivo é que evita-se discrepâncias sobre a forma como a coisa é feita; por outro lado, limita-se um pouco a colaboração.
Agora, se se consegue criar na equipe um clima de colaboração ao invés de ter cada colaborador apenas preocupado com o seu trabalho, todos os membros do time estarão atuando para o mesmo objetivo, e com isso cria-se sinergia. Ou seja, é a soma de vários esforços gerando resultados muito maiores.

Quais são as etapas para desenvolver um projeto?
Se pegarmos a gestão de projetos tradicional, existem 5 etapas. A primeira é a concepção do projeto, a parte onde são identificados o que se quer, onde se tem uma visão sobre o produto que será desenvolvido; é a fase de descobrir o que se quer construir. Após isso, há a fase de planejamento, esta focada em descobrir quais são as competências, pessoas, recursos, tempo e se o projeto é viável. A partir deste planejamento passa-se a fase de execução, ou seja, onde o produto irá se tornar realidade. Em paralelo a ela acontece a fase de controle, acompanhamento e gerenciamento do projeto. Neste ponto são descobertas quais áreas do projeto precisam de mais atenção, quais precisam de um acompanhamento mais forte ou não estão indo bem. Este processo final é importante, pois permite que sejam extraídas informações métricas sobre o projeto. E por fim, tem-se a fase de conclusão, onde há o encerramento das atividades..

Pensando em transparência, esta palavra torna-se bem adequada, porque se não há transparência, no que se diz respeito ao projeto, você terá que gastar uma energia gigantesca para alinhar as pessoas

Como é orientado este processo em metodologias ágeis?
Em uma abordagem ágil estas fases não estão separadas, exceto pela fase de concepção, elas acontecem ao mesmo tempo. Ou seja, ao invés de se ter quatro fases, o projeto é separado em pequenos ciclos que podem durar alguns dias ou algumas semanas.
Em cada ciclo destes é aplicado um pouco de cada fase e é entregue e ao final dele inicia-se um novo pequeno ciclo. Em outras palavras, na abordagem ágil o projeto é conduzido de uma forma incremental. Isto é: cada ciclo vai sendo incrementado até ter-se o produto final.

Quantos ciclos são necessários a um projeto?
Em um planejamento inicial de alto nível, você pode identificar um número X de ciclos para conclui-lo. Contudo, este planejamento foi feito no momento em que menos se tem informações sobre o projeto. Então, ao fazer o planejamento no início, houve apenas uma ideia de entrega. Ou seja, uma previsão que não é realidade, e que durante o desenvolvimento do processo, onde se se tem mais conhecimento sobre aquilo que se está fazendo, vai sendo refinada de acordo com o andamento real do projeto.

Como são tratadas questões de refação durante o andamento de um projeto pela abordagem tradicional e na ágil?
Em um projeto tradicional o impacto muito maior, pois lá no início foi traçado um plano para que o projeto fosse executado de uma maneira. E, dependendo da alteração que for feita o impacto pode ser maior ou menor. Isto depende do tamanho da operação que será realizada. Então independente do produto, que está sendo feito, se há uma mudança razoável, todo o planejamento precisa ser refeito. Isso vai acarretar na alteração da linha de execução e a perda de todo o tempo gasto.
Em uma abordagem ágil, o impacto é menor, pois não há um grande investimento em um planejamento complexo. Uma vez que assume-se que fazê-lo é arriscado, por estar exposto a uma grande margem de erro. O que é feito é um planejamento de alto nível para cada ciclo, e a cada momento vai-se evoluindo no todo. Com isso, a hora que vem uma mudança, talvez o seus ciclo ainda não tenha sido planejado. Contudo, se for uma mudança maior, ela pode realmente impactar no produto, mas como não se prendeu em um plano completo e detalhado sobre tudo há mais flexibilidade em acomodar estas mudanças. Claro, isso depende sempre do tipo de projeto.

Como são definidas prioridades em um projeto?
Para falar em metas e prioridades é interessante separarmos os atores do projeto em dois grupos. O grupo das pessoas de negócio e o grupo técnico. O primeiro é responsável por definir as prioridades do projeto, são elas que sabem como o projeto precisa ser direcionado para dar certo. O mais importante é entender que as prioridades devem ser definidas a partir das informações recebidas da equipe técnica. Por exemplo, qual o impacto, o prazo e o custo para executar cada ponto definido. Em alguns casos, não é possível mudar de prioridades é preciso respeitar uma sequência lógica; com uma casa: não é possível construir o segundo andar sem antes construir o térreo.
No entanto, uma vez que toda a estrutura está montada é possível definir como conduzir isso. Por exemplo, no desenvolvimento de um software é possível escolher quais funcionalidades agregam mais valor ao cliente ou quais trarão benefícios mais rápido para poder priorizá-las de acordo com a característica do negócio.

E metas?
Em relação as metas, o ideal é que elas sejam definidas por todas as pessoas envolvidas no projeto, porque mesmo que haja uma pré definição de data à entrega, será a equipe técnica que irá ter informações sobre metas viáveis. Envolvê-los, acima de tudo, evita que sejam definidas metas irreais, que não serão alcançadas e ainda frustrarão a equipe. É importante na definição de metas considerar as características do negócio e as condições técnicas à sua execução.
Claro, em alguns casos, a meta ou data não pode ser negociada. Por exemplo, se há a demanda de um produto novo para o natal não há como entregá-lo em fevereiro. Nestes casos não há como negociar, pois o produto precisa ser entregue antes do dia 25 de dezembro. Agora, como fazer isso? O ideal é definir entregáveis intermediários para chegar até o natal com o produto pronto. Logo, esta é uma meta não muito flexível.
Por outro lado, é papel da equipe que está envolvida no projeto identificar qual é a melhor forma de conduzir isso. Mas a questão chave, reforçando, é que estas metas sempre devem ser definidas em conjunto com a equipe técnica. São eles que irão dizer se é viável a execução de um projeto.

Qual é a melhor forma de gerenciar um projeto com equipes remotas?
O ideal, se for possível, é ter a equipe toda em um único local, porque se tem uma comunicação mais eficiente e o acesso direto às pessoas facilita a colaboração. Agora, se as equipes estiverem distribuídas o correto é adotar práticas que minimizem este impacto geográfico. Ter alinhamentos constantes, conversas constantes e um canal de comunicação fácil. Isso pode ser de várias formas, há uma série de ferramentas hoje em dia que facilitam a comunicação remota. Então, o que tem que ser feito é: investir em ferramentas de comunicação e mantê-la constantemente.

Algumas empresas fornecem manuais de gestão de projetos, há uma receita?
Há muitos livros sobre o assunto que irão dar conhecimentos e competências de quais elementos você vai acompanhar no projeto. Mas é complicado generalizar, porque cada projeto tem características diferentes.
A questão é: o manual que serviria para um projeto de entrega de correspondências em um condomínio seria o mesmo manual para a produção de um carro. Dificilmente, pois ou o manual vai ser muito simplista ou será gasta uma energia gigantesca para implantar o projeto de distribuição de correspondência. É interessante perceber que estes projetos têm criticidades, tamanhos e complexidades completamente diferentes. Então, dizer que há um manual que serve para os dois; só é possível se for algo muito genérico e algum dos projetos será prejudicado. O que eu diria é que existem boas práticas para a condução de um projeto.

É comum que se tenha mais de uma pessoa envolvida em um projeto, e se não houver uma comunicação adequada dificilmente o projeto vai dar certo

Quais são estas boas práticas?
Elas passam por ter ferramentas que garantam uma boa comunicação, conhecimentos para identificar os riscos e recursos necessários para desenvolver o projeto, mapeamento de custos e estudos de qualidade do projeto, como serão geridas as pessoas. São vários elementos que devem ser avaliados na hora de conduzir um projeto.
Agora, com qual intensidade serão garantidos o controle e o acompanhamento do projeto, quem vai decidir é o gestor. E, voltando a questão anterior, um manual que sirva para tudo é uma bala de prata, não existe. O que se tem são boas práticas e algumas áreas de conhecimento a serem consideradas e o gestor decide quais serão utilizadas.

Como iniciar um projeto?
Há 10 competências que são importantes à gestão de projetos. Claro, algumas delas podem não fazer sentido ao projeto, mas meu conselho seria refletir sobre elas antes de iniciar um projeto.
As dez áreas são: identificar o escopo do projeto, custo, qualidade, recursos humanos, comunicação, integrações com outros projetos, riscos, qual será o tempo necessário (final e intermediários) e quais as partes interessadas. Então, estas dez áreas são a base para iniciar um projeto. Contudo, aconselho a prestar muita atenção na comunicação.

Por que a comunicação?
É comum que se tenha mais de uma pessoa envolvida em um projeto, e se não houver uma comunicação adequada dificilmente o projeto vai dar certo, porque é muito provável que as pessoas estejam trabalhando sem sincronia. Então, identificar como fazer uma comunicação eficiente é decisivo para o resultado final do seu projeto.

Como é tratada a segurança da informação em um projeto?
Depende muito do tipo de projeto, há projetos que são mais estratégicos e por isso, mais críticos. Por exemplo, o projeto de reforma de uma empresa talvez não seja secreto; agora, o projeto de um produto novo, possivelmente tenha informações mais sensíveis e por isso tem o momento e as pessoas certas para ter acesso a ele. Volto a questão de que as pessoas que precisam e têm condições de contribuir recebam o máximo possível das informações. Todavia, para fora, além destas pessoas, não é necessário. O ideal é ter um mapeamento completo sobre quem pode contribuir com o projeto e quem não pode. Porque sem isso ou não haverá nenhum critério e informações sensíveis podem ser expostas, ou se fica paranoico e não se libera informações, prejudicando o projeto.

Segundo teóricos da inovação aberta quanto mais informações forem expostas, a um maior número de pessoas, aumenta-se a possibilidade da ideia dar certo, é possível fazer isso com alguns projetos?
Sim, acredito que quanto mais pessoas estiverem envolvidas no projeto, e aí voltando a questão da colaboração, se tem mais ideias, mais facilmente são identificados os riscos do projeto e mais pessoas estarão pensando sobre aquilo e contribuindo com ideias. E, claro, tem toda uma abordagem para que isso seja conduzido de forma organizada.
Então, acredito sim que é muito benéfico abrir um projeto e permitir que pessoas que não irão participar da execução dele contribuam com ideias e deem opiniões pontuais sobre ele. Com isso, é possível não só amadurecer o projeto de maneira mais rápida, como chegar a conclusões que talvez um grupo fechado não chegaria.

Conclusões finais
O ideal é que a gestão do projeto seja balanceada de acordo com o projeto. Não existe uma receita pronta. Cada projeto vai demandar um nível diferente de gestão, de mecanismos e práticas, talvez, até de mais energia envolvida na gestão e é um trabalho do gestor definir qual nível de gestão é necessária. Isso é importante, porque de outra forma é possível começar a burocratizar tudo, fazendo microgerenciamento, que muitas vezes pode prejudicar a evolução do projeto.

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DAIRTON BASSE*Bacharelado e mestrado em Ciência da Computação pela USP com foco na área de Engenharia de Software. Estudou empreendedorismo no Babson College, possui mais de 10 anos de experiência na indústria de software e é um dos pioneiros em métodos ágeis no Brasil.
Co-autor do livro “Métodos Ágeis para Desenvolvimento de Software”, vice-presidente da Agile Alliance Brazil, co-criador e coordenador geral da Agile Brazil e idealizador do Agile Trends.
Dairton já atuou como desenvolvedor, líder técnico, coach de equipes, ScrumMaster, gerente e CTO. Nessas posições, conduziu implantações de metodologias ágeis e reestruturações em empresas com diversos perfis, de startups a grandes empresas e órgãos públicos.

Foto: http://www.extremeagile.com.br/treinamentos/