Como otimizar seus eventos internos com aplicativos

Grandes empresas chegam a organizar centenas, por vezes, milhares de eventos internos a cada ano. Normalmente o objetivo é utilizar esses eventos para reunir representantes comerciais, parceiros, colaboradores e afins.

 

Por isso, os números do segmento de eventos corporativos são cada vez mais impressionantes: de acordo com uma pesquisa realizada pela Abeoc (Associação Brasileira de Empresas de Eventos), no ano de 2013, o setor movimentou cerca de R$ 209,2 bilhões, representando uma participação de 4,32% no produto interno bruto brasileiro.

 

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Em diversas situações, cada um desses eventos é tratado de maneira individual pelas empresas, possuindo orçamento, branding e planejamento próprios. Nesse contexto, as empresas tendem a enfrentar uma série de desafios relativos à dimensão e quantidade de eventos organizados, enquanto, ao mesmo tempo, buscam propor inovações na maneira como os formatam.

 

Assim, os organizadores buscam constantemente por novos meios para promover melhorias em seus eventos, ampliando o retorno sobre investimentos que, no contexto de eventos corporativos, em um primeiro momento, costuma ser traduzido na experiência dos participantes.

 

Afinal, uma audiência ativa e engajada é representativo de eventos de qualidade, que conectam de maneira profunda participantes e empresa. Atingir tais resultados é, sem dúvida, um desafio e tanto! Felizmente, a tecnologia mobile está aí para servir de catalisador nesse processo, mudando a forma como eventos corporativos são organizados e gerenciados.

 

Assim, este artigo propõe discutir como a tecnologia mobile pode entregar mais do que uma excelente experiência aos participantes de eventos corporativos, promovendo ainda flexibilidade, escalabilidade e possibilidades de personalização em uma plataforma que pode ser utilizada de maneira profundamente efetiva tanto em eventos internos da sua empresa como também em conferências junto a clientes e parceiros.

 

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Compreendendo o potencial

Dos primórdios do segmento, com a popularização dos Palms, à expansão dos Blackberry como ferramenta de comunicação ágil e efetiva, até a atual adoção generalizada de dispositivos Android e iOS, há muito o mercado corporativo conhece o potencial dos dispositivos móveis como meio para a otimização de processos. No entanto, enquanto o segmento de feiras e congressos já abraçou de vez o mobile, tornando a oferta de aplicativos oficiais para eventos quase obrigação, só agora as empresas começam a descobrir as vantagens dos aplicativos em seus eventos corporativos.

 

Dessa forma, a adoção de aplicativos nesses eventos não é mais do que o próximo passo natural para diversas organizações, propiciando maior participação, aumentando o acesso à informação e nutrindo o relacionamento entre os participantes e as empresas. Isso também ocorre a medida que tais eventos crescem em tamanho, quantidade e sofisticação. Nesse processo, surgem diversos gaps a nível de organização e planejamento, com custos e complexidade se elevando na mesma proporção. Para tanto, os aplicativos móveis podem servir como um excelente remédio, ao tornarem uma série de aspectos do processo de organização de eventos mais ágil e flexível.

 

Primeiramente, é importante compreender os aplicativos para eventos como soluções de comunicação e marketing projetadas para se relacionar com colaboradores, clientes ou parceiros, da maneira que for conveniente para a empresa. Outro aspecto importante a se ressaltar é que o sucesso de tais aplicativos depende da aprovação de seus usuários. Assim, a concepção de uma estratégia que tenha por objetivo entregar informações personalizadas e relevantes tende a ter grande sucesso, suscitando progressivamente em maiores taxas de adoção e uso, até o ponto em que seja percebido pelo usuário como um canal de comunicação robusto e confiável.

Como um aplicativo pode ajudar a sua organização

Inicialmente, aplicativos para eventos não eram mais do que versões digitais dos tradicionais panfletos e guias de programação impressos e entregues em eventos. A despeito da simplicidade do conceito, um benefício primordial já se fazia visível: a possibilidade de atualizar as informações do evento em tempo real. Afinal, até então, utilizando a mídia impressa tradicional, caso o evento sofresse alguma alteração de última hora em sua programação, os custos de atualização do material impresso seriam elevados. Isso, é claro, se houvesse tempo hábil para realizar as mudanças, o que nem sempre acontece.

 

A medida que o mercado mobile se tornou mais maduro, os aplicativos para eventos enveredaram pelo mesmo caminho. Além da flexibilidade na distribuição das informações aos participantes, também se tornaram potencializadores de engajamento, oferecendo integração com mídias sociais, recursos de networking, realização de enquetes e envio de perguntas a palestrantes em tempo real, além de uma série de outras possibilidades. Os recursos podem ser diversos, no entanto, a pergunta que fica é: qual pode ser o impacto de tudo isso na sua empresa?

Revisando o seu planejamento

Em primeira instância, a adoção de um aplicativo para os eventos da sua empresa implica em uma mudança de paradígmas na maneira como os eventos são organizados. Se antes havia grande preocupação ao se fechar a programação do evento com uma antecedência considerável para que, dessa maneira, os materiais impressos pudessem ser produzidos em tempo hábil, agora tudo pode ser atualizado quando se bem entender. Da mesma forma, elimina-se também o processo fornecedores responsáveis pela diagramação e impressão desses materiais.

Talvez até mais importante do que isso, as novas formas de interação proporcionadas pelos aplicativos devem ser tomadas em conta. Aquele momento, por vezes, constrangedor onde a plateia pode fazer perguntas aos palestrantes? Esqueça! Ao invés disso, os participantes podem fazer as perguntas durante a própria palestra que, ao final, poderão ser selecionadas pela organização do evento. São mudanças aparentemente pontuais, mas que podem alterar profundamente a maneira como os eventos são organizados e vivenciados.

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Agilizando a comunicação

O email como meio para que organizadores de eventos se comuniquem com seus participantes, pode carecer da agilidade e praticidade de outras soluções. Uma das alternativas que diversos aplicativos para eventos dispõe é o envio de notificações do tipo push.

Neste caso, trata-se de um canal de comunicação de mão única, ou seja, o organizador a envia e os participantes a recebem, sem a possibilidade de respondê-la. Trata-se da solução ideal para o envio de anúncios e informações que devem ser vistas com a maior antecedência possível pelos participantes.

Tornando os participantes mais ativos

O envio de notificações push é de uma agilidade e praticidade ímpar. Ainda assim, seu caráter de mão única pode não ser apropriado para todas as situações. Nessas circunstâncias, outros pontos de interação do aplicativo, que permitam o feedback dos usuários, podem ser explorados. Uma das possibilidades é a realização de enquetes em tempo real, captando as preferências dos participantes sobre palestrantes, treinamentos ou sobre o próprio evento, além do já mencionado recurso de envio de perguntas à equipe organizadora, palestrantes, coaches e afins. Tudo isso garante empoderamento ao participante, tornando-o mais ativo e engajado.

Aprimorando o networking

Eventos corporativos podem ter portes diversos. De uma pequena sessão de treinamento até um grande congresso, reunindo milhares de colaboradores. Quando o número de pessoas é reduzido, o networking se torna um processo natural e simplificado. Possivelmente, todos os participantes até mesmo já se conhecem. Se a escala do evento é maior, propiciar e facilitar o networking entre os participantes tende a se tornar um desafio.

Felizmente, por meio da adoção de um aplicativo, esse é mais um aspecto do evento que pode ser otimizado. Ao realizar o download do aplicativo, o participante poderá ter a possibilidade de se registrar, tendo assim acesso à lista contendo os per s dos demais participantes, suas informações básicas e a oportunidade de enviar mensagens a eles. Antes, durante e depois do evento.

Facilitando a criação e compartilhamento de conteúdo

Você está organizando uma sessão de treinamento na sua empresa? Já pensou se você pudesse disponibilizar todo o conteúdo diretamente na mão dos seus participantes, antes mesmo do evento começar e, além disso, atualizar esse conteúdo após o término do treinamento? Através de um aplicativo, isso é possível. Mesmo após o fim do evento, ele pode ser utilizado pelos organizadores como um canal para distribuição de conteúdo, convertendo a sessão de treinamento em um processo contínuo e profundamente dinâmico.

Garantindo uma experiência personalizada

Diferentemente dos velhos e datados guias de programação impressos, os aplicativos garantem aos participantes uma experiência personalizável, permitindo que planejem melhor como será sua passagem pelo evento, “favoritando” itens de interesse e adicionando alertas em programações futuras. Além disso, os participantes também podem redigir notas, associá-las à algum item da agenda de programação do evento e, até mesmo, anexar imagens.

Criando um ambiente seguro

É comum que eventos corporativos sejam espaços para a divulgação de uma série de informações e dados estratégicos. Naturalmente, é desejável que tais conteúdos sejam mantidos internamente. A despeito de qualquer insegurança em torno da veiculação dessas informações em aplicativos disponíveis publicamente para download em lojas virtuais como a Google Play, dos dispositivos Android, e a App Store, dos dispositivos Apple, o acesso aos dados pode ser restringido apenas aqueles que forem do interesse da empresa, em um ambiente digital seguro e confiável.

 

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*Este artigo foi escrito pela Júlia Vidigal Munhoz, analista de marketing e conteúdo da mobLee.

 

  • Júlia Vidigal Munhoz

    Adorei, pessoal! Muito obrigada! 😀