Tecnologia ajuda média empresa a melhorar divulgação interna

Para algumas instituições, a divulgação interna e a troca de ideias são fundamentais para que os trabalhos andem bem. No caso da Acorda, especializada em terapias para pacientes com doenças neurológicas, a conversa entre os colaboradores pode ajudar em um tratamento e melhorar a vida de uma pessoa. Com 350 pessoas e sem uma equipe especializada em endomarketing, a empresa decidiu investir em tecnologia para melhorar a comunicação corporativa. O resultado? A plataforma usada conquistou o primeiro lugar no prêmio da Nielsen Norman Group (NNG) para a melhor rede interna em uma corporação. Veja, neste post, alguns fatores que trouxeram sucesso para o sistema usado lá.

Sem departamento de TI, a Acorda fez um projeto para montar uma estrutura de comunicação interna que agradasse a todos os colaboradores. Em conversas com uma agência de design, os executivos da companhia decidiram investir em tecnologia. Para tanto, passaram quase um ano fazendo testes e entrevistas com funcionários, stakeholders e gestores a respeito do sistema ideal – um tempo extraordinário para uma instituição que deseja melhorar a divulgação interna. Já falamos aqui no blog, mas é sempre bom reforçar: para ter um projeto bem sucedido nessa área, é preciso ter planejamento. “Investir tempo no feedback dos usuários ajudou a fazer a ferramenta ser tão bem sucedida“, afirma o diretor de desenvolvimento de negócios da Acorda, Kyle Kuhn, em entrevista ao portal Simply Communicate. E, depois de um longo tempo de beta, em dezembro de 2011 foi lançado o Synapse.

Desenvolvido com base nas clássicas intranets, o Synapse é uma rede social corporativa. Além de servir para armazenar informações relevantes, o sistema foi fundamental para melhorar a divulgação interna por suas características similares a de um site de relacionamentos. Cada colaborador tem um perfil para publicar fotos, vídeos e mensagens ou outros conteúdos que desejar compartilhar com a equipe. Eles podem, desse jeito, trocar ideias e até colaborar mutuamente em projetos. “Nós precisávamos de uma ferramenta que ajudasse nossos colegas a ficar conectados com os valores e cultura da organização, sem deixar de acompanhar nossas necessidades de negócio crescentes”, afirma o CEO da Acorda, Ron Cohen, neste material promocional. “O Synapse hoje abriga informações fáceis de serem acessadas, desde dados do setor de recursos humanos até as novidades da Pesquisa & Desenvolvimento”

Além do compartilhamento de conteúdos entre colaboradores, o Synapse é usado fora das telas dos computadores pessoais. Em alguns pontos da Acorda, há telas mostrando os conteúdos publicados pela equipe em feeds organizados e mensagens postadas pela própria organização. Nesses casos, a divulgação interna é feita em tempo real e não deixa de contemplar os funcionários que não têm por hábito usar a ferramenta.

Uma das primeiras consequências observadas pelos gestores da Acorda após a implantação do Synapse é a redução no número de e-mails enviados e recebidos. Os colaboradores buscam cada vez mais usar a nova ferramenta para compartilhar conteúdos e agilizar a divulgação interna. “Estamos nos afastando do correio eletrônico e caminhando para um ambiente cada vez mais social”, afirma o diretor de estratégias digitais e inovação, Mike Russo, ao portal Simply Communicate. “Muitos funcionários estão mais confortáveis agora do que há dois ou três anos. Eu vejo uma migração muito clara do e-mail para o social.”

Mesmo com o sucesso da nova ferramenta, o trabalho de desenvolvimento do Synapse nunca acaba. Segundo Mike Russo, as ferramentas de análise de dados ajudam-no a compreender melhor quais recursos são mais usados na rede social corporativa. Dessa forma, é possível melhorar ou até expandir funcionalidades que contribuam para a divulgação interna. Porém, Russo alerta que os dados brutos são mais efetivos se contarem com o feedback dos usuários, capazes de apontar situações e problemas vividos no dia a dia de trabalho.

E você, já usou tecnologia para melhorar a divulgação interna? Deixe seu relato nos comentários e compartilhe sua experiência com a gente.

SocialBase

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