Tempo é tempo, vale muito mais que dinheiro

O tempo é hoje um dos nossos principais problemas. Em geral, até mesmo em uma conversa de bar nos queixamos da falta dele. São inúmeros os culpados: trabalho, faculdade, cursos, metrô, trânsito, aquele social com a família no final de semana, enfim, a lista pode ser interminável e personalizada individualmente. Afinal, o tempo é como uma Nau, cada capitão que cuide da sua.

Segundo Evandro Mazuco, coaching e criador do portal Gerenciar o tempo agora, o tempo é um de nossos maiores ativos, e uma vez perdido é irrecuperável. O problema, segundo ele, é que, muitas vezes, perdemos tempo sem nem perceber. No universo corporativo, por exemplo, jogamos muito tempo fora com atividades desnecessárias.

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Uma delas é a prática da multitarefa. Mazuco diz que embora tenha-se a ilusão que fazer várias coisas ao mesmo tempo é produtivo, estudos do Instituto de Psiquiatria da Universidade de Londres indicam que exercer mais de uma atividade ao mesmo tempo reduz a produtividade em até 40%. O número é chancelado pela pesquisa de David Strayer, diretor do laboratório de cognição aplicada da Universidade de Utah. Segundo o pesquisador, apenas 2% das pessoas têm capacidade de realizar múltiplas tarefas com qualidade. As outras 98% ao tencionar se dividir em ações justapostas irão desfocar completamente das atividades, não realizando nenhuma delas.

Mazuco comenta que isto ocorre, pois quando estamos tentando realizar várias coisas não temos um foco de atenção, mas vários de distração. O ideal, comenta ele é: “ao invés de trabalhar em paralelo, trabalhar de forma sequencial, ou seja, iniciando uma atividade e a terminando”. Esta organização, aponta o profissional, além de ser benéfica à produtividade e ao gerenciamento de tempo, faz com que nos sintamos menos cansados, pois nos envolvemos com menos informações e nos sentimos mais satisfeitos, uma vez que ao final do dia haverá uma gama de atividades concluídas.

Fazer mais com o mesmo tempo

Outro ponto a ser observado para um bom desempenho é descobrir qual é o seu período mais produtivo. Isto é: em que momento do dia você está mais disposto. Mazuco detalha que em geral as pessoas são mais produtivas pela manhã.

Ele esclarece que pela manhã, nós ainda estamos físico e mentalmente tranquilos. Logo, comenta Mazuco: “este é o horário ideal para se realizar as tarefas prioritárias do seu dia”. Além disso, aconselha a não abrir emails nestas primeiras horas, pois “tudo o que está na sua caixa de entrada são prioridades de outras pessoas”, finaliza.

Entrevista

Além destes pontos, Evandro aborda em entrevista à SocialBase outras técnicas que, embora, pareçam salientes, não as vemos. Confira os conselhos do profissional e tenha mais tempo para fazer o que é mais importante, seja no pessoal ou no profissional.

O tempo é hoje no principal ativo?

Vejo muitas pessoas reclamando da falta de tempo, da correria. Parece que não há solução. Muitas vezes, isso parece ser um status, algo para se sentir produtivo. Porém, na realidade todos temos as mesmas 24 horas e, as vezes, isso nos dá uma falsa ideia de que os dias se renovam; contudo não, o tempo está passando. E isso torna o tempo o maior ativo, porque o tempo que passou é irrecuperável. Por exemplo, se por minha desorganização deixei de ir ao aniversário do meu filho ou perdi momentos importantes nos próprios negócios isso gera um prejuízo pessoal muito maior, pois o financeiro é possível recuperar o tempo não.   

Como aproveitar o tempo de maneira mais efetiva ou produtiva frente ao grande acesso de informação e distração que temos?

Isso tem haver com o que chamamos de sobrecarga cognitiva, isto é: não conseguir tratar o fluxo de informação recebida de forma adequada. Ou seja, devido a carga excessiva que temos acesso hoje – materiais comprovam que nos últimos 10 anos geramos mais informações que toda a história da humanidade – é importante aprendermos a limitar o acesso à informação. Em outras palavras, a internet é livre é com acesso 24h por dia, 7 dias por semana, porém cabe a nós decidirmos quando consumir e quando não consumir informação.

O efeito colateral de não saber trabalhar este ponto é o aumento de pessoas com insônia, cansaço e a queda da produtividade. Então, quem tem que fazer este gerenciamento somos nós, pois um dos “requisitos” mais importantes para se chegar a alta performance é o nível de disposição. Ou seja, alguém que está cansado, com dor de estômago ou com dor de cabeça não tem como ser produtivo. Resumindo, meu conselho é: saber a hora de consumir, saber a hora de parar e trabalhar com foco.  

Como fazer isso?

Por exemplo, temos inúmeras redes sociais e aplicativos disponíveis que nos mantém ligados o dia todo. É um dos maiores problemas que temos hoje em dia; contudo, o problema não são as redes ou os aplicativos, mas a forma como nós os usamos ou a forma como nós deixamos que eles interfiram em nossas vidas. Quem tem que gerenciar o aplicativo sou eu e não ele.

No meu celular não há notificação para absolutamente nada. Eu escolho quando quero ver minhas mensagens e ninguém morre, faz anos que trabalho assim e nunca ocorreu nenhum problema. O que as pessoas precisam entender é que a ideia: ‘posso perder um negócio ou uma informação importante’ é uma ilusão. Se formos sinceros, nem 1% das mensagens recebidas são importantes e se é urgente, mesmo com toda esta nova configuração comportamental, as pessoas irão ligar.

Pessoalmente, acesso meus apps a cada uma ou duas horas, as vezes no final da manhã ou no final da tarde. Neste processo acabo educando as pessoas ao meu redor, elas começam entender como funciono, elas sabem que para falar comigo é preciso ter um pouco de antecedência. Isso é válido também para emails.

Finalizando, quem não administra o seu tempo passa o dia todo resolvendo demanda dos outros e chega ao final do dia com a sensação de trabalhou muito, mas não fez nada.

Como se tornar mais produtivo e evitar a multitarefa?

A multitarefa é prejudicial e isso não é uma opinião minha, há inúmeros testes e estudos que comprovam. Explicando para não haver dúvidas, a multitarefa é a ação de ficar intercalando tarefas constantemente. É a chamada mente de macaco, isto é: ficar pulando de galho em galho.

Segundo o instituto de psiquiatria da Universidade de Londres, trabalhar em multitarefa reduz em até 40% nossa capacidade de produtividade e nosso QI em até 10 pontos. Ou seja, não é uma boa estratégia a ser incorporada e, além disso, é uma pegadinha; porque há a sensação de se estar sendo produtivo por estar fazendo várias coisas, mas na verdade há a distração com estas atividades, que não são concluídas.

O ideal não é trabalhar em paralelo, mas de forma sequencial, iniciar e ficar nesta tarefa até o fim e só aí passar a outra. Isso é melhor porque fica-se menos cansado, pois não se envolve com várias informações e ainda há o senso de tranquilidade por estar com as tarefas concluídas.

 

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Há horários em que as pessoas são mais produtivas, ou depende de perfil?

Há sim muita interferência do perfil das pessoas, mas em geral somos mais produtivos nos primeiros horários da manhã. Isto ocorre por que logo após acordarmos estamos mais descansados físico, emocional e mentalmente.

A pessoa não se envolveu com um monte de problemas, não teve que tomar decisão ou executar as tarefas do dia. É o momento do dia que estamos com a mente fresca e com o corpo em calma. Então, a tendência é conseguir executar algo com mais eficiência. Por esta lógica, meu conselho é que as atividades prioritárias do dia sejam executadas nas primeiras horas da manhã.  Você irá usar o seu melhor no que dá mais resultado.

Que tarefas priorizar?

Minha recomendação é ao chegar não abrir emails. O ideal é usar a primeira uma hora do seu dia para realizar alguma atividade importante e só aí se envolver com os assuntos diários.

Muitas vezes pela alta demanda de trabalho acabamos tendo apagões criativos, como evitar que isso aconteça?

Primeiramente o ideal é estar saudável consigo mesmo, pois a criatividade, em geral, vem do estado de relaxamento e tranquilidade. Contudo, no dia a dia nem sempre este estado é possível, neste caso o que recomendo é uma mudança de estado. Nós trabalhamos com em três estados: físico, emocional e mental. Então, se se está trabalhando com algo que demanda muito do mental (escrever, ler, pensar…), o ideal é  fazer uma parada de 5 ou 10 minutos e atuar em algo que seja emocional ou físico; conversar, rir, caminhar e esquecer por um momento da atividade que estava sendo realizada. 

Usar o Pomodoro é uma boa saída?

Sim, eu utilizo bastante. O método é interessante, pois é possível se ter um bloco de foco a uma tarefa proposta. Ou seja, aplicar a técnica 25 minutos de trabalho e 5 de intervalo auxilia neste processo de foco e recuperação de criatividade. Pessoalmente, opto pela configuração 50 de trabalho, 10 minutos de intervalo com mais 50 de trabalho e um intervalo maior de 30 minutos.

O ideal é que não se passe de 50 minutos, pois há estudos que comprovam que este é o período que conseguimos manter o nível de atenção. O grande trunfo da técnica é trabalhar este tempo focado única e exclusivamente em apenas uma tarefa. Meu conselho é: ninguém precisa trabalhar com o método o dia inteiro, mas usá-lo em alguns períodos do dia para dar vazão em alguma atividade pontual é interessante.  

Qual a importância do ambiente para a produtividade?

O ambiente é fundamental e tem total interferência à produtividade. Diria até que é mais importante o aspecto emocional do que o prático de não ter ruído, por exemplo. Este ponto é tão importante que na maioria das empresas hoje há o ideal de se quebrar paredes, de construir um ambiente agradável. Ou seja, o sentir-se bem é muito mais importante que estar engaiolado em um local sem ruído nenhum. Claro, o barulho atrapalha, mas isso resolve-se com alguns acordos de convivência.

Neste contexto há a entrada de ferramentas digitais, qual a importância delas à produtividade?

Todas as ferramentas que nos fazem ganhar tempo são importantes, desde aplicativos de mensagem instantânea até plataformas como o SocialBase, que facilitam a busca de uma pessoa ou um arquivo – uma das coisas que as pessoas perdem mais tempo.

Na minha opinião, as ferramentas são um excelente apoio, porém deve haver uma uma grande combinação entre o jogo interno (hábitos, mentalidade, foco) e o jogo externo (métodos e ferramentas); quando se une estas duas coisas o ganho de produtividade é absurdo. Já em relação a qual ferramenta usar, isso depende do perfil a cada empresa.

Algumas pesquisas apontam que o trabalhador brasileiro tem baixa produtividade, como você vê isso?

Não tive acesso a estas pesquisas, mas o que posso dizer é que essa métrica tem haver com a organização do trabalho no Brasil. Se compararmos com trabalhadores americanos, os quais tive convivência, lá há mais consciência que a multitarefa é prejudicial. Isto já está disseminado e assimilado pelas pessoas, outro ponto são as tecnologias, lá há um acesso muito maior à ferramentas que facilitam o trabalho.  

Veja a entrevista completa também em vídeo: https://www.youtube.com/watch?v=1A5F0P5acyY

 

 

França

França

Jornalista, especialista em cinema e mestrando em Literatura, nas horas vagas lembra da tempestade que destruiu Macondo e combate o crime em Gotham City.