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Comunicação Interna

6 desvantagens de usar o e-mail na Comunicação Interna

Cultura Colaborativa Desvantagens do E-mail na Comunicação Interna

Uma pesquisa da consultoria McKinsey aponta que os knowledge workers (trabalhadores do conhecimento) normalmente gastam 28% de seu dia de trabalho na leitura, escrita e arquivamento de e-mails. Ou seja, 13 horas por semana são desperdiçadas em atividades improdutivas. 

Imagine que esta pode ser a quantidade de e-mails trocada somente com contatos externos à empresa (clientes, fornecedores, etc…). Agora, pense no caso de a sua empresa utilizar o e-mail como canal para se comunicar internamente também: fazer aquele pedido ao colega, passar o status de um projeto, compartilhar uma novidade, se informar sobre as novidades. Esse número de mensagens lotando a caixa vai subir, certo?

Se isso acontece na sua organização, a caixa de entrada então tornou-se uma lista de tarefas e suas pastas um sistema (caótico!) de gestão de arquivos. Em alguns casos, ela é o único local onde os funcionários podem se manter informados das atividades diárias da empresa, o que pode causar uma verdadeira desorganização.

A prática do e-mail na Comunicação Interna está relacionada ao não gerenciamento do conhecimento da empresa. Isto é: uma quantidade enorme de conhecimento está retido na caixa de entrada de cada indivíduo e inacessível a outros colaboradores. Além disso, quando um funcionário sai, as informações simplesmente “desaparecem” com ele.

Além disso, para se tomar uma decisão é necessário um fluxo “interminável” de e-mails. A quantidade de e-mails para apresentar a ideia para os colaboradores, receber opiniões, adicionar pessoas ao assunto é enorme. O uso do e-mail na Comunicação Interna pode retardar o processo, como mostra este vídeo.

Evitar que esta ‘árvore indesejável’ crie raízes na sua empresa pode tornar-se uma missão.

Uma das nossas ‘missões’ aqui na SocialBase é entender quando o e-mail ajuda e quando ele atrapalha, pois acreditamos que a Comunicação Interna de uma empresa deve estar aliada à produtividade, e o e-mail – como um canal formal –  também deve estar. Nesse sentido, buscamos sempre maneiras mais rápidas e eficientes de comunicar.

O e-mail não vai morrer (pelo menos no futuro próximo), porém na maioria dos casos há abusos e o usamos de forma inadequada. Outras ferramentas de comunicação, como uma Rede Social Corporativa, por exemplo, existem para tornar o diálogo interno mais simples e colaborativa.

Por isso, listamos situações onde o uso de e-mail na Comunicação Interna pode ser uma desvantagem:

1. As pessoas não encontram os dados de contato facilmente

Você precisa falar com colegas que não conhece. Isto é: você sabe quem eles são, mas não o suficiente. Para alcançá-las por meio do e-mail há toda uma logística para descobrir o e-mail, acertar o tom da mensagem e ainda, torcer para que do outro lado da tela, a pessoa saiba quem é você e entenda o que você quer. Para encontrar dados de colegas, fazer pedidos e documentar solicitações, o e-mail não é um bom canal.

2. A comunicação atual não incentiva o feedback

Você quer trocar ideias, estimular/dar ou obter feedbacks de um grupo de pessoas, ou co-criar. Definitivamente, o e-mail não é um canal colaborativo. O tom às vezes frio e impessoal faz com que a ferramenta não substitua discussões ‘olho no olho’. Claro, existem situações onde reunir todos em uma mesa não é possível. Já falamos aqui no blog sobre reuniões ou empresas em que os colegas trabalham distantes geograficamente.

Nesse tipo de situação, uma rede social corporativa pode ser a ferramenta mais útil onde o usuário pode compartilhar a ideia e, na medida que as pessoas leem o conteúdo, podem entrar na conversa sempre que tiverem dúvidas ou algo a agregar à discussão, por meio de comentários.

3. As informações ficam restritas a só alguns colaboradores

Você tem certeza que uma informação que irá compartilhar será importante para outras pessoas em algum momento, no entanto por e-mail ela ficará restrita a seus destinatários “escolhidos”. E se alguém sai da cópia do e-mail? Ou pior, e se a conversa ‘restrita’ se perde ou gera um desalinhamento? No caso de comunicados internos que podem gerar dúvidas, serem mais ‘sensíveis’, ou que no futuro precisarão ser consultados, o e-mail definitivamente não é uma boa opção.

4. A informação do e-mail se perde quando um colaborador deixa a empresa

Você não quer que a informação seja perdida ou fique estagnada em uma caixa de entrada, e o uso do e-mail na Comunicação Interna pode causar isso. Por isso, quando um colaborador deixa a empresa e seus colegas precisam de histórico de decisões internas tomadas (e normalmente formalizadas) por este canal, o resgate da informação fica complicado.

5. Os e-mails estão lotando a Caixa de Entrada

Ao disparar um e-mail, você tem 90% de certeza que ele irá gerar atualizações frequentes para o conteúdo. Por isso, é preciso se preparar psicologicamente à infinidade de “Re: Re: Re: …..” que você enfrentará. Além disso, os assuntos internos e externos se misturam, tirando as coisas de contexto. Neste ponto, quando algum comunicado interno é disparado por e-mail ele se junta à longa lista de outros e-mails marketing, discussões, possíveis spans entre outros que já estão na caixa do colaborador, fazendo com que (quase) tudo tenha a mesma prioridade e grau de importância.

6. É necessário rever todo o assunto ao adicionar alguém

Ao incluir novas pessoas há uma conversa por e-mail, o colega pode ser perder nos tópicos, levantar temas já trazidos e até gerar ruído e retrabalho, já que todo o histórico já discutido não está acessível de um jeito fácil de se ver.

Como vimos, o e-mail em relação ao e-mail na Comunicação Interna possui algumas desvantagens. Porém, é claro, ele também pode possuir vantagens e casos de uso de sucesso. O segredo é entender quando canal é adequado ao tipo de informação e ao público alvo interno. Por isso, é claro, este trabalho demanda esforço e um novo grau de consciência sobre o uso das ferramentas de comunicação.

Além das desvantagens apontadas, o e-mail pode ‘sobrecarregar’ o ambiente de trabalho e os colaboradores, num momento em que o mercado torna-se cada vez mais digital, rápido e competitivo.

Se o e-mail não está se encaixando mais na rotina de Comunicação Interna da sua organização, talvez uma Rede Social Corporativa possa ser uma boa saída. Ela pode gerar economia em sua operação, você pode mensurar o aumento de produtividade e o alcance da comunicação. Haverá redução no tempo de busca de informações, que estarão em um único local e fáceis de serem encontradas.

Outro ponto é o gerenciamento de conhecimento e os benefícios dele: retenção de talentos, capital intelectual à inovação, alinhamento com a cultura organizacional, entre outros…


Criado por Vinicius Bento, Customer Success na SocialBase
Atualizado por Lucas Ferreira no dia 03/07/2018

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