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Gestão de Arquivos: guia ágil para escolher a solução ideal para você


Não há dúvidas que a tecnologia ajudou de muitas maneiras as organizações. Muitos processos foram automatizados e, com isso, melhorou também a produtividade dos colaboradores. Mas um aspecto ainda é negligenciado pelas organizações e atrapalha bastante na performance dos empregados: a gestão de arquivos.

Em um post passado sobre a importância da gestão de arquivos e como as empresas têm feito esse gerenciamento, falamos que uma das formas mais utilizadas para fazer gestão de arquivos é o Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED). É um tipo de gestão por meio de processos, metodologias e tecnologias. Ela ajuda as empresas a realizar uma gestão de arquivos de maneira mais eficiente e produtiva.

Existem diversas soluções que auxiliam na gestão de arquivos da melhor forma, mas não se aplicam a toda empresa. Abaixo, você conhecerá melhor e pode comparar as soluções para saber como elas atuam na hora de tornar sua gestão de arquivos prática e objetiva.

Soluções gratuitas de Gestão de Arquivos

Há muitas soluções de armazenamento em nuvem gratuitas para gerir arquivos. Algumas das mais conhecidas utilizadas por perfis de pessoas físicas e jurídicas são o Dropbox, Google Drive, iCloud e OneDrive. Elas oferecem espaço de armazenamento gratuito porém com limite para upload de arquivos. Este ‘’tamanho’’ disponível varia em cada solução e quando a plataforma está cheia é possível comprar mais espaço.Comparação entre Soluções de Armazenamento de Nuvem

Estes modelos de software são boas opções pela acessibilidade instantânea, pois é possível acessar os arquivos em qualquer lugar. Eles também oferecem versões mobile e pensam na usabilidade da plataforma, levando em consideração o aspecto visual de suas ferramentas.

E os Softwares dedicados?

Plataformas dedicadas somente à gestão de arquivos normalmente reúnem soluções de gestão que também garantam produtividade e colaboração. Esse tipo de ferramenta tem como objetivo a colaboração web, edição, publicação e recuperação de arquivos. Mas nem sempre os softwares livres tem essas funcionalidades.

Nestas plataformas, a parte responsável pela colaboração na web é focada em diversos conteúdos que podem ser modificados pelos leitores. Também é possível indicar leituras para cada interesse e upload/download de arquivos, promovendo trocas de informações.

Enquanto isso, a edição é responsável por verificar as versões anteriores de arquivos e revisões realizadas por usuário, através de validações, check-in e check-out e envios de e-mail.

A publicação pode ocorrer por meio de arquivos múltiplos que podem ser realizadas por qualquer usuário. Esse tipo de ferramenta também disponibiliza a possibilidade de realizar upload de arquivos de maneira drag and drop, apenas arrastando os mesmos da sua área de trabalho para dentro da pasta desejada na plataforma.

Perante a recuperação de arquivos, um item que pode ser essencial para empresa, ela pode acontecer por intermédio da categorização de pastas dentro da rede, busca avançada de arquivos e navegação por histórico de documentos ou favoritos, que são editáveis conforme sua preferência.

SocialBase

A SocialBase é uma solução de comunicação corporativa que preza por conectar pessoas, tornando o trabalho mais simples e produtivo. Seu módulo de gestão de arquivos organiza todos os documentos da empresa em um único local de fácil acesso.

Todo o armazenamento de arquivos é realizado dentro de apenas um software, o que facilita sua gestão e o acesso. Além disso, o software possui um campo de busca que gera muito mais agilidade na hora de procurar por informações.

Dessa forma, o software preza pela agilidade na troca de informações via arquivos postados na rede. O conteúdo pode ser visualizado dentro da própria rede social corporativa sem a necessidade de download, facilitando o processo de busca de informações por qualquer usuário que possua acesso ao arquivo.

Outro grande diferencial é a opção de separar os arquivos por meio de diferentes grupos.  Por exemplo, se você faz parte do grupo de vendas de sua empresa, pode postar e alterar os conteúdos que estejam dentro deste grupo, sem precisar visualizar uma lista contendo todos os arquivos da empresa. Além disso, todos os arquivos anexados em postagens realizadas são armazenados automaticamente, facilitando ainda mais suas buscas e otimizando o tempo de trabalho.

Você também pode dividir os arquivos por pastas específicas, compartilhadas os individuais para guardar seus próprios arquivos, e acessá-los em dispositivos mobile.

Para já ajudar você a organizar os documentos essenciais à sua organização, disponibilizamos abaixo uma planilha perfeita para isso:

Organização de Documentos e Arquivos Internos 2016

Hora da escolha:

Todas as soluções descritas acima tem seus pontos de paridade e diferenciação. Os pontos que mais contribuem para a otimização do trabalho falam a respeito da busca avançada de arquivos, e possibilidade de upload, visualização e download de arquivos.

Vale lembrar que normalmente softwares livres são gratuitos, porém a limitação de espaço pode gerar a dificuldades, se adquiridas por empresas que necessitam de grande espaço para armazenamento na gestão de arquivos, pois a aquisição da versão paga dessas plataformas normalmente tem um custo elevado, se considerarmos  a quantidade de opções e vantagens que a plataforma disponibiliza para a empresa.

Vamos elencar pontos de diferenciação. Os softwares livres possuem apenas funções de upload e download de arquivos apenas. Já outros softwares disponibilizam validções, check-in e check-out, e envio por e-mail de arquivos. A SocialBase é muito mais focada na agilidade dos processos. Assim, ela oferece opções de armazenamento individuais, como arquivos para um grupo específico

Organizar documentos irá agilizar a tomada de decisão, aumentar a produtividade e diminuir custos desnecessários. Todas as soluções citadas neste artigo tornam mais prática e eficiente a gestão de arquivos dentro da empresa. Porém, é importante considerar e pensar na aquisição e uso da plataforma no curto, médio e longo prazo. Assim, você obtém todas as vantagens que são entregues por um sistema adequado a realidade da sua organização.

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Atualizado por Lucas Ferreira no dia 29/06/2018

Luciano

Luciano Tomazi

Administrador empresarial pela UDESC/ESAG, Consultor de Negócios na SocialBase e especialista em comunicação interna.